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法律事務所(弁護士)の顧客管理とは?システムを導入するメリットも紹介

法律事務所(弁護士)の顧客管理とは?システムを導入するメリットも紹介

この記事では、法律事務所(弁護士)の顧客管理について解説していきます。

顧客管理とは、顧客の基本情報や事案の進行状況、重要な通信記録、会計情報などを体系的に管理することです。顧客情報を適切に管理することで、必要な情報にアクセスしやすくなったり顧客対応のミスを防いだりすることが可能です。

この記事では、法律事務所の顧客管理に加え、システムを導入するメリットも詳しく解説していきます。法律事務所の顧客管理を効率化できるシステムについても解説するので、ぜひ最後までお読みください。

 

    • 法律事務所(弁護士)における顧客管理とは?
    • 法律事務所の顧客管理はエクセル(Excel)で十分なのか?
    • 法律事務所に顧客管理システムを導入するメリット
    • 法律事務所で顧客管理システムの導入を検討する場合の選び方

     

     

    法律事務所(弁護士)における顧客管理とは?

    法律事務所(弁護士)における顧客管理とは、顧客の基本情報や事案の進行状況、重要な通信記録、会計情報などを体系的に管理することです。具体的には、以下の情報が含まれます。

    • 顧客からの相談内容
    • 訴訟や契約などの法的手続の詳細
    • 顧客との連絡履歴
    • 弁護士費用や実費などの支払い状況
    • 重要な書類の保存

    管理システムなどを使用して顧客管理することは、法律事務所が提供するサービスの質を保ち、効率化を図るために非常に重要です。
    続いて、顧客管理が重要な理由を解説します。

    顧客管理が重要な理由

    顧客管理が法律事務所において重要といえる主な理由は、業務効率が向上することと、顧客からの信頼性が向上することにあります。
    顧客情報を適切に管理することで、弁護士が必要な情報を素早く取得し、より精度の高い法的アドバイスを提供することが可能になります。

    また、顧客情報を整理し常に最新の状態に保つことで、法律事務所は顧客との信頼関係を築き、長期的な関係を維持しやすいでしょう。顧客から見れば、自分の案件が適切に扱われていると感じることで、安心感を持って法律事務所を利用できるようになります

    適切な顧客管理を行うことで、事務所の業務効率を高め、顧客満足度を向上させられるでしょう。

     

    法律事務所の顧客管理はエクセル(Excel)で十分なのか?

    法律事務所において、顧客管理する際にまず検討されるツールとして、エクセル(Excel)があります。手軽に利用できるため、多くの法律事務所で顧客情報の管理に使われています。

    それほど規模が大きくない事務所では、エクセルでも不便は感じないでしょう。一方で、大規模な案件を取り扱う法律事務所になるほど、エクセルで顧客管理することが困難になります。

    他にも、エクセルの課題点は主に以下の2つが挙げられます。

    • セキュリティ面の課題
    • 管理方法の課題

    エクセルは基本的なスプレッドシートツールであるため、高度なセキュリティ機能を備えているわけではありません。
    特に、顧客データは個人情報や機密情報を含むことが多いため、顧客情報を保護するには限界があります。データの不正アクセスや、漏洩のリスクが常に存在する点が課題です。

    また、エクセルでは大量のデータや複雑なデータを効率的に管理することが困難な場合があります。特に顧客情報が増えると、ファイルが重くなり操作が困難になるでしょう。複数のスタッフが同時にデータを更新する場合、情報の一貫性を保つことが困難になります。

    エクセル以外の顧客管理ツールとして、顧客管理システムを導入する法律事務所も多くあります。セキュリティ面や管理方法といった、エクセルの課題点を解決できるでしょう。

     

    法律事務所に顧客管理システムを導入するメリット


    ここでは、法律事務所に顧客管理システムを導入するメリットについて解説していきます。
    以下、4つを順番に見ていきましょう。

    • 業務効率化につながる
    • 事務所内で情報を簡単に共有できる
    • 顧客満足度の向上につながる
    • 新たなマーケティング戦略の立案につながる


    業務効率化につながる

    顧客管理システムを導入することにより、データ入力や集計作業、書類作成が容易になり作業負担の軽減につながります。

    例えば、案件毎に取引先情報や会計情報などを自動で紐付けることができるため、二重・三重入力することなく情報を反映させた書類の発行が可能です。また、定型書類のテンプレートを活用することで入力負担を軽減することもできます。

    さらに、外出中でも携帯電話を通じて必要な情報にアクセスできるため、柔軟な働き方の実現につながります。

    事務所内で情報を簡単に共有できる

    顧客管理システムを導入することにより、事務所内のスタッフ間での情報共有が簡単になります。

    顧客管理システムには顧客に関する詳細な情報が保存されているため、権限がある人は誰でもアクセスが可能です。そのため、異なるスタッフが同じ顧客に関わる場合でも、顧客の状況や過去の対応履歴をすぐに把握でき、効率的に対応することが可能です。

    また、案件情報に紐づけてチャットでコミュニケーションができるため、情報を散在させることなく容易に依頼したタスクの進捗確認などができます。

    顧客満足度の向上につながる

    顧客管理システムを導入することで、各顧客に対してよりパーソナライズされた対応ができるようになります。

    顧客管理システムにより情報を一元化し容易にアクセスできる状態になるため、弁護士や事務所スタッフが顧客からの問い合わせや要求に対して素早く対応できます。顧客は、待ち時間が短縮され迅速にサービスを受けられるので、満足度が高まるでしょう。

    また、リマインダーやアラートを設定することにより業務遅延を未然に防ぐことができ、顧客満足度の向上につながります。

    新たなマーケティング戦略の立案につながる

    顧客管理システムを導入することで、マーケティング戦略の立案にもつながります。

    顧客管理システムの中には、各ポータルサイトや各種広告施策からの流入・受任・売上比率をリアルタイムに可視化できるものもあります。マーケティングの結果を定量データとして分析できるため、効果的な施策を導き出せるでしょう。

    また、顧客データを効率的に収集し分析できます。顧客の利用傾向やニーズを分析し、ターゲットを絞ったマーケティング戦略を立案することも可能です。未開拓の顧客セグメントを発見し、新しいサービスを提案する機会になるでしょう。

     

     

    法律事務所で顧客管理システムの導入を検討する場合の選び方


    ここでは、法律事務所で顧客管理システムの導入を検討する場合の選び方を5つ解説していきます。順番に見ていきましょう。

    • 定着支援・費用対効果はあるか
    • 操作性が良く管理が容易かどうか
    • 導入することによって余計なタスクが増えないか
    • マーケティング・経営分析に活用できるか
    • 現状の課題を明確に解決できるか

     

    定着支援・費用対効果はあるか

    顧客管理システムを導入する際や導入した後に、システムの定着支援(操作サポート)を受けられるかどうか、費用対効果はあるかで選びましょう。

    顧客管理システムの導入前に十分確認したつもりでも、利用開始後に新たな不明点や疑問点、要望が浮かんでくるでしょう。そのときに、システムの提供元から十分なサポートを受けられるかどうかで、導入の効果は大きく変化します。

    また、費用対効果も選ぶ基準の1つです。顧客管理システムを導入すると、導入時の初期費用と導入後継続して利用するためのランニングコストがかかります。
    導入にかかるコストと、導入によって想定される業務効率の改善効果を算出し、費用対効果が高いシステムを導入しましょう。


    操作
    性が良く管理が容易かどう

    操作性が良く、管理が容易な顧客管理システムであるかどうかも選ぶポイントです。システムの使いやすさは、日常業務におけるストレスや作業時間の増加に直結します。

    所内全体で負担なくシステムを活用できるように、直感的なインターフェースであるかやデータ入力は簡単にできるか、マニュアルを読んで操作できるかどうかなど、しっかり確認しましょう。

    導入することによって余計なタスクが増えないか

    業務全体を見たときに、導入によって余計なタスクが増加しないかも慎重に検討しましょう。

    顧客管理システムの導入は初期にはセットアップやデータ移行など、追加のタスクが発生する場合があります。その後システムが完全に稼働するようになれば、長期的にはデータ処理や情報共有において大幅な効率化が見込まれます。

    システム選定の際には、導入後のメンテナンスやアップデートがどの程度の労力を要するかも評価し、全体的な業務効率の向上が期待できるかを慎重に判断することが重要です。

    マーケティング・経営分析に活用できるか

    単に顧客情報を保管するだけでなく、データ分析してマーケティング戦略の策定・経営分析に役立てられる顧客管理システムかも確認しましょう。

    顧客管理システムの中には、ポータルサイトや広告施策からの流入・受任・売上比率を可視化できるものもあります。マーケティング結果を定量データとして分析できると、今後のマーケティング戦略の立案につながるでしょう。

    また、定量的な数字を使って経営状態を可視化することにより、組織全体の経営分析にも活用できるシステムもあります。
    システムで管理しているデータを分析し、マーケティング・経営戦略に活用できるかどうかも、顧客管理システムの選び方の1つです。

    現状の課題を明確に解決できるか

    顧客管理システムを選定する際には、現在の事務所が直面している具体的な課題を明確にし、解決できる機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

    例えば、情報共有が不十分である場合、複数のスタッフがリアルタイムで顧客情報にアクセスできる機能が必要になります。また、顧客へのレスポンスが遅れがちであれば、通知機能やリマインダー機能が強化されたシステムが望ましいでしょう。

    システム選びにあたっては、事務所が抱える課題に対して具体的な解決策を提供するかどうかを評価し、ニーズに最も適したものを選択することが重要です。



    顧客管理もできるツールならLEALA(レアラ)のクラウド業務管理システム

    法律事務所で業務効率を高めるためには、顧客管理だけではなくその他の業務情報も一元的に管理できるシステムを導入することをおすすめします。
    顧客管理もできるツールを導入するなら、LEALA(レアラ)のクラウド業務管理システムをご検討ください。

    LEALAは、数百名規模から数名規模の法律事務所まで幅広くご採用いただいている、弁護士業務を効率化する業務管理システムです。分野や規模問わず全国様々な法律事務所に導入いただいており、実務のフローに沿った機能開発に現役弁護士が携わっています。

    主な機能は以下の通りです。

    • 顧客管理・コンフリクトチェック
    • 案件の進捗管理・期限のアラート
    • タスク・スケジュール管理
    • 所内外とのコミュニケーション
    • 損害額や養育費の自動計算
    • タイムチャージ管理・タイムチャージ明細書の発行
    • 定型書面の自動作成・インボイス制度対応の請求書の発行
    • 案件ごとの弁護士単価・配分率の設定
    • 会計情報の自動集計・一覧化


    LEALAはご利用ユーザに永くシステムをご活用いただけるように、システムの導入から定着まで法律事務所毎に専任の担当者がサポートし、インボイス制度などの外部環境の変化やユーザのご要望に合わせて定期的に無償アップデートを行なっています。

    また、案件の進捗状況を所内全体でリアルタイムに把握でき、案件と紐づけてタスク通知やリマインダー設定することにより抜け漏れを抑制します。
    さらに、流入経路別の相談/受任件数や年間の売上推移などのマーケティング・経営分析も、LEALAに登録したデータを元に柔軟に分析することが可能です。

    顧客管理だけでなくその他の情報管理なども一元化できるシステムで、業務効率化と業務品質向上をどちらも実現したい方は、ぜひLEALA(レアラ)のクラウド業務管理システムの導入をご検討ください。

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      法律事務所の顧客管理システムに関するよくある質問

      ここでは、法律事務所の顧客管理システムに関するよくある質問に回答していきます。順番に回答するので、疑問の解消にお役立てください。

      • 顧客管理システムのセキュリティは万全?
      • 顧客管理システムの導入手順は?

       

      顧客管理システムのセキュリティは万全?

      多くの顧客管理システムは、データの暗号化や定期的なセキュリティアップデート、マルチファクター認証といったセキュリティ機能を提供しています。法律事務所の顧客管理システムでは、顧客情報の安全が保たれ、外部からの不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるために、十分なセキュリティ機能を持つサービスを選択することが重要です。

      弁護士・法律事務所向けクラウド業務管理システム『LEALA(レアラ)』は、世界各国の政府系機関や大手金融機関等も利用している”Salesforce”をシステム基盤に採用することで、堅牢なセキュリティ環境のもとで情報を管理することができます。

      Salesforceは、政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(通称:ISMAP)※に準拠したシステムであり、サイバーセキュリティの概念に用いられる「気密性・保全性・可用性・監査性」の4つの特性において高い質を維持しており、いずれも高評価を得ていますので安心してご利用いただけます。
      ※参考:ISMAP – 政府情報システムのためのセキュリティ評価制度|ISMAP概要
      ※参考:サイバーセキュリティって何?丨国民のためのサイバーセキュリティサイト


      顧客管理システムの導入手順は?

      LEALA(レアラ)を例に、顧客管理システムの導入手順を解説します。手順は以下の通りです。

      1. 事前ヒアリング
      2. 個別デモ・商談初期導入プロジェクトのキックオフ会議
      3. 初期導入プロジェクト
      4. 使用方法の説明・研修会実施
      5. 継続的なサポート
      6. 法律事務所さまのビジョン達成へ
        ※参考:
        導入ステップ|【公式】弁護士・法律事務所向けクラウド業務管理システムLEALA(レアラ)


      上記手順にて
      導入前の準備から導入後の定着支援まで、専門スタッフが細かくサポートする点がLEALAの大きな特徴です。

      また、LEALAは業務管理システムの導入後のサポート体制も充実しており、法律事務所出身スタッフによる業務改善のご提案や継続的な操作サポートなどを行い、総合的なデジタルシフトを支援します。

      システム定着化に向けた具体的な取り組みは、以下の通りです。

      • 回数無制限のお問い合わせ受付
      • 本格利用開始後の継続的なWeb会議の実施(回数制約なし)
      • 課題発掘や対策の検討、提案などの伴走支援

       

      法律事務所において顧客管理は弁護士の重要タスク

      法律事務所において、顧客管理は弁護士の重要タスクの1つです。取引している顧客が増加した場合や大規模な案件が増加してきた場合、紙媒体での顧客管理やエクセルでの顧客管理には限界があるでしょう。

      顧客管理を効率的に行いたい場合は、顧客管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。なお、業務効率化と業務品質の向上をどちらも実現したい場合には、顧客管理だけでなくその他の情報も一元管理できる業務管理システムがおすすめです。

      LEALA(レアラ)は、先述の通り顧客管理だけでなく、事件管理からタスク・会計業務などを効率化する一般民事系機能と、タイムチャージ管理から請求書の発行・送付までを一元化できる企業法務系機能のどちらも搭載しています。

      弁護士業務に則した機能性を持ち、堅牢なセキュリティで顧客管理できるシステムを導入したい方は、以下のページから資料請求できるのでぜひチェックしてみてください。

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