法律事務所向けのクラウドとは？メリットもわかりやすく解説

この記事では、法律事務所のクラウド導入について解説します。

業務のオンライン化はさまざまな場面で進んでおり、法律事務所でもリモート化などによって業務を効率的にしようと考える人は少なくありません。法律事務所でクラウドを導入する際には、メリット・デメリットをしっかりと理解したうえで選択することが大切です。

以下では、法律事務所でクラウドを導入するメリットとデメリットをそれぞれ解説します。おすすめの業務管理システムもご紹介するので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

 

 

 

そもそもクラウドとは？

ここでは、クラウドの基本的な概要について以下を解説します。

上記2点を順番に見ていきましょう。

 

一般的なクラウドの定義

クラウドは「クラウド・コンピューティング」とも呼ばれ、ソフトウェアなどを所持していないユーザーでもインターネット上でサービス利用ができる考え方のことです。

ハードウェアの購入やソフトウェアのインストールなどの手間が省けるので、クラウドサービスのアカウントを持っていればブラウザを経由してサービスを使える点が特長です。

法律事務所向けクラウドサービスは案件やタスク、会計など法律事務所のさまざまな業務を管理する機能を提供しており、業務効率化に役立ちます。ペーパーレス化やリモートワークの進行にもつながるため、働き方の改善もサポートしてくれるでしょう。

クラウドが誕生した歴史や背景

クラウドは、コンピューターが一般的に使用されるようになった2000年代に広く普及しました。多くの人がコンピューターを持ったことでEコマースなどのインターネットビジネスが拡大し、企業のビジネスモデルがクラウドの基盤となっています。

また、インターネット上で扱うデータ量が大きく増えたことにより、膨大なウェブスケールに対応できるクラウドの必要性が高まった点も、クラウド登場の背景として挙げられます。

結果、2004年にGoogleが検索エンジンを主なサービスとして上場し、その2年後に当時のCEOが会議内でクラウドについて発言したことから、クラウドは広く認知されて注目され始めました。

 

 

法律事務所にクラウドを導入するメリット

 

クラウドの主な特長として、以下の5つが挙げられます。

• 高可用性
• 柔軟性（拡張性）
• セキュリティ性
• 保守運用の簡便化
• 業務品質の向上・業務効率化

 

上記に関連する内容を中心に、法律事務所にクラウドを導入するメリットを解説します。

上記8点を順番に見ていきましょう。

 

システムを良好な状態で利用し続けられる

クラウドは、システムが通常通りに使えるように維持する能力（＝可用性）が高いことが特長です。

自社でサーバーやネットワーク機器を保有し運用するオンプレミスの場合、ハードウェアからアプリケーションまで、さまざまな対策を行う場合があります。可用性を高めるためには大きなコストがかかるので、妥協すべき点もあります。

一方で、クラウドの場合は、クラウドベンダーが対策を行う範囲と自社で対策を行う範囲に分かれます。クラウドベンダーは可用性を高める対策を十分に行っています。

そのため、クラウドを導入することで、さらにシステムを良好な状態で利用し続けられるでしょう。

データ容量や機能を柔軟に変更できる

クラウドは、データ容量や機能を柔軟に変更できる点も強みです。

オンプレミスの場合、容量や機能を増やす際は追加の投資や開発が必要になるほか、減らす際は無駄が発生してしまいます。

クラウドは、プランを変更することでデータ容量や機能を変更できます。人員や案件が増減し法律事務所の規模が変化した場合でも、必要な容量・機能に対応できるでしょう。

セキュリティが強固である

法律事務所はクライアントの個人情報を多く扱うため、セキュリティを強化して安全に管理することが大切です。万が一外部へ漏洩してしまうと、弁護士の守秘義務違反になるリスクが生じます。

クラウドサービスの多くは最新のセキュリティ技術を導入しており、データの安全性を確保しています。データの暗号化や多要素認証、アクセス制御など、さまざまな技術を用いて情報漏洩のリスクを最小限に抑えています。

保守運用の手間・ランニングコストが抑えられる

クラウドサービスは、保守運用の手間も、初期投資やランニングコストも抑えられる点が特長です。

オンプレミスの場合、自社で機器やソフトウェアの保守運用を行う必要があります。保守運用には知識・技術・費用が必要になるため、自社で対応を行うことは容易ではありません。

一方で、クラウドの場合は機器やソフトウェアの保守運用、最新アップデートはクラウドベンダーが行います。サーバーの購入代や維持費が不要で月額料金で利用できるため、コストを予測しやすくなります。

予算をクラウド以外の目的で使用でき、クライアントに提供するサービスの充実につながるでしょう。

業務効率化につながる

クラウドシステムには顧客・案件管理やタスク管理など、さまざまな機能が統合されています。

案件と紐づけてチャットで依頼したり、タスク通知やリマインダー設定したりすることで、抜け漏れを抑制し、事務作業の工数を大幅に削減できます。

さらに、クラウドシステムを導入すれば、システム処理速度が向上するため業務効率化につながるでしょう。

オンプレミスは利用期間が長くなりデータが蓄積されていくと、システム処理速度が年々遅くなるリスクがあります。一方、クラウドシステムの場合は、ベンダーによるデータセンターの拡張に伴ってシステム処理速度が向上していきます。

こうした事務作業の自動化や、システムの快適性によって生まれた時間は、クライアント対応やマーケティング、営業活動といった法律事務所の成長に直結する重要な業務へ充てることが可能です。

データ共有が容易になる

複数のユーザーが同時にデータにアクセスできるため、リアルタイムでの情報共有が容易になります。

メンバーの業務進捗状況をすぐに把握できるため、報告の手間を省けるでしょう。案件に関するチャット内容も可視化されるため、メンバー間での認識漏れなども防止できます。

情報を一元管理できる

クラウドシステムを導入すれば、さまざまな情報を一元管理できるため入力の手間を省けます。情報の検索や管理が容易になり、欲しいデータにすぐアクセスできる点が特長です。

また、情報の整合性が保たれるため、誤った情報によるタスク漏れやミスなどのリスクも低くなるでしょう。

場所・時間帯を問わずに利用できる

クラウドサービスはインターネットを通じてアクセスできるため、オフィス以外の場所からでも業務を実施できます。リモートワークを導入しやすくなるほか、出張先からもスムーズに業務連携できるでしょう。

また、スマートフォンなど向けのアプリを提供しているサービスを選べば、PCを持っていないときでも簡単に業務の進捗状況をチェックできます。

 

 

法律事務所にクラウドを導入するデメリット

法律事務所でクラウドを導入する場合、メリットと併せてデメリットも存在します。

1点目は、クラウドサービスを導入する際に事務所にある大量のデータを移行する必要があることです。大きな事務所では扱っている情報量が膨大であるため、この作業に時間を費やしてしまうでしょう。

2点目は、クラウドサービスをインターネット上で利用する背景から、接続が不安定なときや停電が発生したときなどに、業務に支障が生じるおそれがあることです。契約しているサービスで停止トラブルが発生した場合でも、同様のケースが考えられます。

 

 

法律事務所にクラウドを導入するなら業務管理システム「LEALA」

法律事務所にクラウドサービスを導入するなら、業務管理システムLEALA（レアラ）がおすすめです。

クライアント情報や会計情報などを案件ごとに紐づけて一元管理できるため、情報の検索が容易になり、必要なときに欲しい情報を見つけやすくなります。

また、チャット対応などの内容も合わせて管理するため、他のメンバーが実施した業務内容もすぐに把握できます。

情報の誤入力や未入力を防ぐため、タスクの漏れやミスの防止につながるほか、タスクの期限や予定をカレンダーから自動で登録してくれるため、複数の案件を担当している場合でもすぐに優先度を把握できるでしょう。

また、LEALAは世界トップクラスのセキュリティ環境を持つSalesforceを用いて提供しており、機密性や保全性、可用性や監査性のいずれにおいても高い評価を獲得しています。そのため、サービスの不具合で業務の進捗に支障が発生するリスクが低いといえます。Salesforceと連携可能なアプリ数は5,000を超えているなど、拡張性も強みです。

以下のページからLEALAの詳しい情報を請求できるので、法律事務所でクラウドの導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

※AppExchangeの掲載アプリ数

 

 

法律事務所のクラウドに関するよくある質問

ここでは、法律事務所のクラウドに関するよくある質問を解説します。

上記2つの質問を順番に見ていきましょう。

 

クラウドよりもExcel（エクセル）のほうが管理しやすい？

Excelはシンプルで使いやすいツールの1つですが、法律事務所の複雑な業務に対応するには一定の限界があるといえます。手動での入力・管理が必要であるためミスが起きやすく、データの一貫性を保つことが困難です。

また、複数のスタッフが同時にアクセスするとデータが整合されにくく、チーム内で誤認が発生するリスクがあります。

一方でクラウドは、データを一元管理して入力や管理を容易にし、複数のユーザーが同時にアクセスできるように設計されています。データは常に最新の状態に保たれてバックアップも自動で行われるため、情報の紛失や誤認のリスクを軽減できるでしょう。

法律事務所のクラウドは会計管理もできる？

法律事務所のクラウドでは、会計管理も対応可能です。

LEALAでは、立替金や実費の管理に加えて所内での売上配分も自動で行い、請求書の作成から入金の管理までを一元化して行います。

請求漏れを防止できるだけでなく、登録データから反映して自動で請求書を作成するため、手間を省いて他のタスクの時間を確保できる点が特長の1つです。

 

 

業務効率化のためにも法律事務所にクラウドを導入しよう

この記事では、法律事務所のクラウドについて解説しました。

クラウドサービスを導入すれば、書類作成などの時間を短縮するだけでなく情報の検索・管理も容易になるため、業務の効率化に大きくつながります。

また、場所や時間を問わずアクセスが可能であり、チーム全体の進捗状況も簡単に把握できるため、リモートワークの導入にも役立つでしょう。

LEALAの業務管理システムは、世界トップクラスのセキュリティ環境でサービスを提供し、情報漏洩などのリスクを軽減できます。