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弁護士における書類管理の課題点とは?効率化のポイントも解説

弁護士における書類管理の課題点とは?効率化のポイントも解説

この記事では、弁護士における書類管理の課題点について解説します。

弁護士はさまざまな書類を取り扱います。取り扱う量も多いため、目当ての書類をすぐに見つけるためには、書類管理を工夫する必要があります。しかし、書類管理において課題を感じている弁護士・法律事務所は少なくありません。

この記事では、弁護士・法律事務所における書類管理の効率化のポイントについても詳しく解説します。書類の管理方法でお悩みの導入の方は、この記事を最後までお読みください。

 

    • 弁護士が法律事務所で管理すべき書類
    • 弁護士・法律事務所における書類管理の課題点
    • 弁護士・法律事務所の書類管理を効率化させるポイント

     

     

    弁護士が法律事務所で管理すべき書類

    弁護士が法律事務所で管理すべき書類は、主に以下の3種類に分けられます。
    下記表の通り、弁護士が法律事務所で管理すべき書類は多岐にわたり、その量も膨大です。

    分類

    詳細

    紛争に関連する書類

    • 交渉経過での書面
      • 損害賠償の請求書
      • これに対する反論の回答書
      • 再反論の回答書など
    • 裁判等の主張書面
      • 訴状
      • 申立書
      • 答弁書
      • 準備書面など
    • 裁判等の証拠関係の書類
      • 裁判に提出する資料
      • 契約書
      • 写真
      • 報告書など

    予防法務に関連する書類

    • 相談時の資料
      • 契約書
      • 事実経過の報告書
      • 各種資料等
    • 契約書レビューの契約書
    • 契約書作成で作成した契約書
    • 意見書
    • 法律相談の回答記録など

    経理に関連する書類

    • 委任契約書
    • 請求書
    • 領収書など

     

    管理すべき書類が複雑化してしまう理由

    管理すべき書類が複雑化する主な理由は、以下の通りです。

    • 単純に取り扱う量が多いから
    • さまざまな種類の案件を取り扱うから
    • 書類の形式が統一されていないから
    • 定期的に更新しなければならないから


    書類管理が困難である大きな理由は、単純に取り扱う書類の量が多いからです。裁判資料などは特に膨大となるため、重大な事件の証人尋問などで遠方の裁判所に行くときは、スーツケース一杯の資料を持参することも珍しくありません。膨大な量の書類を持ち運べるよう準備するのは困難です。

    また、弁護士はさまざまな種類の案件を扱います。それぞれの案件に必要な書類や管理方法が異なるため、柔軟な対応が求められます。
    さらに、法律事務所で扱う書類は、紙の文書だけでなく電子文書の形式も増えています。両方の形式を管理する必要があり、システム上で整理したり、保管場所を確保したりする点は大きな課題です

    法律関係の書類は、法改正や手続きの進行により頻繁に更新されることもあります。最新の状態を保つためには定期的に更新することが必要であり、過去の書類も一定期間保管する必要があるため、管理が複雑化します。

     

     

    弁護士・法律事務所における書類管理の課題点

    ここでは、弁護士・法律事務所における書類管理の課題点について解説していきます。
    順番に見ていきましょう。

    • 書類を共有しているうちにミスが生じる
    • 書類の紛失・情報漏えいが生じる
    • 重要な情報の見落としが生じる
    • 統一性がなく品質の欠如が生じる
    • コンプライアンス違反のリスクが生じる

     

    書類を共有しているうちにミスが生じる

    弁護士や事務所のスタッフ間で書類が共有される際、さまざまなミスが生じるおそれがあります。例えば、以下のミスが挙げられます。

    • 誤って重要な書類を他の案件ファイルに入れてしまう
    • 更新が必要な書類を更新せずに使用してしまう
    • 必要な書類を共有する際に漏れが発生してしまう

    弁護士は複数の事件について平行して対応しているケースが多くあります。その場合に、事件ごとに事件袋に資料を入れていて、特定の記録が他の事件の記録に混入することは起こりえます。
    これらのミスは、案件の進行に影響を与えるだけでなく、紛失して発見できなければ重大なインシデントとして、事務所の信用にも悪影響を及ぼすことに繋がりかねません。

    書類の紛失・情報漏えいが生じる

    書類の紛失や情報の漏えいは、法律事務所にとって非常に深刻な問題です。

    紙の書類であれば、誤って廃棄してしまったり所定の場所に戻さなかったりしたために、そのまま見つからなくなることがありえます。電子書類であっても、ファイルを誤って削除してしまったり適切なバックアップ体制が整っていなかったりする場合には、同様の問題が生じます。

    また、紙の書類も電車のなかや出張先に置き忘れてしまうことが原因で紛失や情報漏れの問題が生じたり、電子データのセキュリティ対策が不十分であることが原因で、紛失や情報漏れの問題が生じることがあります

    クライアントの機密情報が含まれる書類が紛失したり外部に漏れたりすると、法的責任の問題だけでなく、事務所の信頼性や評判にも大きな打撃を与えることになります。

    重要な情報の見落としが生じる

    法律事務所では日々、大量の書類がやり取りされます。適切な書類管理体制でなければ、重要な情報が含まれる書類を見落とすリスクが高まります。
    例えば、期限の情報や案件の進行に不可欠な詳細が見過ごされると、クライアントへのサービス品質が低下したり、法的な不利益を被る場合があります。

    統一性がなく品質の欠如が生じる

    書類のフォーマットや管理方法に統一性がないと、業務の効率が低下し、書類の品質にばらつきが生じることがあります。
    同じ事務所でも、弁護士ごとにフォーマットが異なるケースは一定存在します。弁護士によって使いやすい書式は異なるので、1人で書類を作成する場合は効率的に業務を進められるでしょう。

    しかし、1つの書類を複数人で作成する場合や、1案件においても請求書など同じカテゴリの書類を複数人で作成する場合は、書類の統一感がなくなります。すると、情報の検索が困難になったり、作業にかかる時間が増加したりします。

    特に多くの書類を扱う場合、異なるフォーマットの使い方を理解し適応するために、効率性が大きく低下するおそれがあります。たとえば、同じ事務所なのに弁護士ごとに利用するフォーマットが異なる場合には、誰がどのフォーマットを利用するかを理解して使い分けるなど、事務局の負担が生じ、事務所全体の業務品質を下げる原因となります。

    コンプライアンス違反のリスクが生じる

    適切な書類管理が行われないと、法的な要件やコンプライアンス違反のリスクが高まります。

    個人情報の取り扱いや機密情報の保護に関する法律や、世間からの目は厳しくなっています。セキュリティーや情報管理の技術は、常にアップデートされていくので所内での情報管理のアップデートも適切に行っていく必要があります

    コンプライアンス違反は、法律事務所にとって重大な法的責任や、信頼失墜のリスクを伴います。アクセス権限の適切な管理、プライバシーポリシーの実施、定期的なコンプライアンスチェックは、リスクを最小限に抑えるために不可欠です。

     

     

    弁護士・法律事務所の書類管理を効率化させるポイント

    弁護士の人数増加に伴い法律事務所の差別化が重要

    ここでは、弁護士・法律事務所の書類管理を効率化させるポイントについて解説していきます。
    順番に見ていきましょう。

    • 管理方法を統一する
    • 保存期間を明確にしておく
    • 可能な限り電子ファイル化する
    • 案件管理システムを導入して情報を一元化させる

     

    管理方法を統一する

    書類管理を効率化するためには、管理方法を事務所全体で統一することが基本です。

    弁護士や事務所スタッフが増えると、それぞれが異なる方法で書類を管理し始めることがあります。必要な情報を探すのに時間がかかるだけではなく、最悪の場合、重要な書類を見落とすおそれがあります。

    書類のフォーマットや保管場所、電子データの管理システムなど、各個人の裁量に任せきりにするのではなく、基本的なルールや管理方法を統一することが重要です。管理方法の統一により、情報の検索時間の短縮やミスの減少が期待でき、結果的に業務の効率が大きく向上します。

    保存期間を明確にしておく

    法律事務所では、さまざまな種類の書類を扱いますが、すべての書類を永久に保管するわけにはいきません。保存スペースや情報のセキュリティ維持の観点から、案件ごとに適切な保存期間を設定し、期間が過ぎたら定期的に処分する体制を整えることが大切です

    保存期間は、法律上の保存期限やクライアントとの取り決めなどに基づいて決定します。税務に関する書類など、法律で定められた保存期間がある書類は、その期間を厳守する必要があります。

    また、法的要件が特にない書類は、委任契約書でのクライアントとの取り決めや業務上必要とされる期間を考慮して保存期間を設定します。例えば、重要な契約書類やクライアントからの重要な書類は、長期間保存することが望ましいといえます。

    負担をかけずに長期間保存すべき書類を選別して保存していくことが必要となります。
    設定した保存期間を基準に定期的に書類の見直しを行い、期間が過ぎた書類は処分することで、不要な書類が積み上がることを防ぎ、管理がしやすくなります。

    可能な限り電子ファイル化する

    使用したデータを可能な限り電子ファイル化することで、書類管理を効率化できます。電子ファイル化するメリットには、以下2点が挙げられます。

    • 欲しい情報にすぐアクセスできる
    • 所内の情報共有が容易になる
    • 保管スペースが必要ない

    電子ファイルは、インターネットがあればどこからでもアクセス可能です。そのため、外出先からでも必要な情報をすぐに取得できるようになります。
    また、特定のキーワードや日付などを検索すれば必要な情報に素早くアクセスでき、時間の節約に繋がります。

    さらに、所内全体で電子ファイルを閲覧・編集することで、所内の共通認識として適切な指示や対応ができるため、コミュニケーションコストを削減できるのも魅力の一つです。物理的な保管スペースも必要ないため、事務所の広さの制約に縛られずに大量の書類を保存したり印刷コストを削減したりできます。

    特に国税に関する帳簿や書類については、2024年1月の法令改正によってデータでも保存することが義務付けられました。事業者は、これまでプリントアウトした後にPCから削除していたデータであっても、今後は保存しておく必要があります。

    以下の表に保存対象となるデータや注意点をまとめたので、確認しておきましょう。
    下記条件に従って対象の書類をデータ化することが義務付けられています。詳しくは、国税庁の特設サイトをご確認ください。

    項目

    詳細

    保存が必要なデータ

    • データでやりとりした書類のうち、紙の場合に保存が必要な書類(注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など)に該当するもの
    • 受け取った場合だけでなく送った場合も保存が必要

    保存方法の条件

    • 改ざん防止のための措置をとる
    • 日付・金額・取引先で検索できる
    • ディスプレイやプリンタなどを備え付ける

    ※参照:電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください丨国税庁
    ※参考:電子帳簿等保存制度特設サイト丨国税庁

    案件管理システムを導入して情報を一元化させる

    案件管理システムを導入して情報を一元化させると、法律事務所の書類管理が簡便化します。
    案件管理システムとは、法律事務所が日々の業務を管理し、効率化するためのデジタルツールです。システムを導入することで得られる主なメリットは以下の通りです。

    • 情報の一元管理
    • 業務プロセスの効率化
    • コミュニケーションの向上

    システム上に登録した会計情報などを反映させた書類出力をはじめ、案件情報に紐づけてチャットでコミュニケーションができるため、書類作成や修正の指示も円滑に行うことが可能です。事件情報を1つのシステムに集約することで、入力・確認・修正作業の負担を軽減し、統合的な書類管理を実現します。

    どの案件管理システムを導入するかお悩みの方は、LEALA(レアラ)のクラウド業務管理システムがおすすめです。
    LEALAは、数百名規模の法律事務所から5名以下の法律事務所までご採用いただいている、弁護士業務を効率化する業務管理システムです。
    クラウド案件管理シェアNo.1である Salesforceを基盤に採用することで、世界トップクラスのセキュリティのもとで大切な情報を管理できます。


    前述でご紹介した機能はもちろん、案件ごとに取引先情報や活動記録、ファイル、請求等の情報が自動的に紐付けられるので、簡単に事件を一元管理することができます。
    さらに、BoxやDropbox、Google Driveなどの各種ファイル管理システムと連携でき、BOXと連携することでLEALAの画面上で閲覧・編集・更新すること可能です※。

    書類検索など電子帳簿保存法の要件を満たしているので、長期的にシステムをお使いいただくことが可能です。
    書類管理を効率的に行いたい方は、ぜひレアラ(LEALA)のクラウド案件管理システムをご検討ください。

    ※各システムとLEALAを連携する要件に関しましては、直接お問い合わせください。
    ※参考:FAQ 他のシステムとの連携はできますか?
    ※参考:一般民事系機能|LEALA(レアラ)

     

     

    弁護士・法律事務所の書類管理に関するよくある質問

    ここでは、弁護士・法律事務所の書類整理に関するよくある質問に回答していきます。
    疑問の解消にお役立てください。

    • 弁護士の事件管理はエクセルで管理しても問題ない?
    • 案件管理システムは書類管理以外もできる?

     

    弁護士の事件管理はエクセルで管理しても問題ない?

    エクセルで管理しても問題ないかどうかは、事務所の規模や管理する情報の複雑さによって異なります。
    小規模事務所や比較的単純な案件であれば、エクセルでも十分な場合もあるかもしれません。エクセルはカスタマイズが容易で多くの人が使用方法に慣れているため、導入の敷居が低いメリットがあります。

    一方で、小規模事務所でも業務の効率化や生産性を意識して事務所経営に取り組みたい場合や、事務所の規模が大きくなり、案件も複雑化するにつれて、エクセルでの管理には限界を感じるでしょう。エクセルは同時に多数のユーザーが更新を行うと情報の齟齬が生じやすく、セキュリティやバックアップの面でも専用の管理システムに劣ることがあります

    大中規模事務所や複雑な案件を多く扱う場合は、クラウドの案件管理システムを導入して一元管理することをおすすめします。

    案件管理システムは書類管理以外もできる?

    多くの案件管理システムは書類管理だけでなく、以下のさまざまな機能を備えており、法律事務所の業務を幅広くサポートするよう設計されています。

    • 顧客管理・コンフリクトチェック
    • 案件の進捗管理・期限のアラート
    • タスク・スケジュール管理
    • 所内外とのコミュニケーション
    • 損害額や養育費の自動計算
    • 会計情報の自動集計・一覧化
    • タイムチャージ管理・タイムチャージ明細書の発行
    • 定型書面の自動作成・インボイス制度対応の請求書の発行

    多くのシステムはクラウドで提供されているため、インターネットがあれば外出先からでもリアルタイムで情報の更新や確認が可能です。案件管理システムは、書類管理を含め、弁護士の業務をトータルでサポートしてくれるといえます。

     

     

    弁護士の書類管理は案件管理システムを活用して業務効率化させよう

    弁護士や法律事務所にとって、効率的な書類管理は業務をスムーズに遂行するうえで欠かせません。書類管理を最適化することで、業務負担が低減できるだけではなく、クライアントへのサービス品質の向上に繋がります。

    書類管理をさらに簡便化したい方は、LEALA(レアラ)のクラウド業務管理システムがおすすめです。

    LEALAを使用することで、書類管理のみならず、コンフリクトチェックや案件管理は勿論、タスク・スケジュール管理にタイムチャージ・会計管理まで、法律事務所業務を一元管理することができます。さらに、BoxやDropboxなどの各種ファイル管理システムと連携することで、統合した書類管理を実現することができます※。

    すべての業務データを1つのシステムにまとめることで、データ入力や確認、集計が容易になり、所内全体の作業負担が軽減します。
    書類管理を効率化して業務品質を向上させたい方は、ぜひLEALA(レアラ)のクラウド案件管理システムをご検討ください。
    ※各システムとLEALAを連携する要件に関しましては、直接お問い合わせください。

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