弁護士のタスク管理方法とは？効率化させるコツも解説

この記事では、弁護士のタスク管理方法を紹介します。
一度に多くの案件を担当している弁護士は、タスクをしっかりと管理して次に取り組むべき業務を明確にすることが大切です。しかし、担当案件が多すぎる場合や打ち合わせなどで忙しい場合、タスク管理に使う時間を確保できず、手間を感じてしまうでしょう。

この記事では、弁護士の主なタスク管理方法と合わせて管理を効率化させるコツを解説します。おすすめの管理システムも合わせてお伝えするので、仕事の効率性を高めたい弁護士の方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

 

 

 

弁護士におけるタスク管理の重要性

弁護士の業務にとって、タスク管理を徹底することは非常に重要です。

弁護士は常に複数の案件を並行して扱っており、それぞれの案件の進捗状況によって実施すべき業務内容は異なります。そのため、案件ごとに状況を正確に把握して、期限などを考慮しながら優先順位をつけて進めることが重要です。

また、1つの案件に対して事務所内の他の弁護士やスタッフと連携して対応する場合も少なくないため、リアルタイムに情報共有することで、迅速かつ抜け漏れのない対応につながります。
加えて、クライアントの重要な個人情報も取り扱っているため、厳重なセキュリティ環境の元で、情報漏洩や紛失が起きないように所内全体で管理を徹底する必要があります。

 

 

弁護士の主なタスク管理方法

ここでは、弁護士の主なタスク管理方法を解説します。下記4つの方法をそれぞれ順番に見ていきましょう。

 

カレンダー（手帳）・付箋

弁護士は、クライアントとの打ち合わせや裁判の予定などのスケジュールを管理するため、カレンダーを使用します。また、付箋はアナログな方法ですが、細かなタスクを書き込んで視覚的に把握できるため、頻繁に使用される方法の1つです。

多くの弁護士はカレンダー付きの手帳を常に持ち歩いているので、必須アイテムといえます。アナログなカレンダーは、スケジュールに関するメモを書き込んで補足説明も合わせてチェックできるため便利です。
また、突発的なタスクが発生した際に付箋に書いてデスクやモニターに貼っておけば、細かな業務も忘れずに実施できるでしょう。

デジタルカレンダーは、アナログに比べて予定の修正や削除を簡単に行えます。更新した予定をリアルタイムで共有できるので、同じ案件に取り組んでいるメンバーの予定を把握しやすい点もメリットの1つです。

 

Excel（エクセル）

Excel（エクセル）は多くの弁護士がタスク管理に利用しているツールです。案件ごとにシートを分けたり進捗状況を色分けしたりすることで、タスク状況を視覚的に工夫できます。

一方で、複数の案件を一度に扱う場合に情報が分散しやすいため、案件数が増えて情報量が増えてくると、欲しい情報に素早くアクセスできない点やリアルタイムでの更新が難しい点がデメリットといえます。

 

ホワイトボード

ホワイトボードは、チーム間で進捗状況を共有したいときに役立ちます。各メンバーが取り組んでいるタスクを記載しておけば、一目でチーム全体の進捗状況を把握できます。

法律事務所によっては、事務所にあるホワイトボードにスケジュールやタスクを書き込むことで、事務局や他の弁護士と情報を共有しているケースもあります。ホワイトボードの書き込みを定期的にチェックし、スケジュールやタスクの漏れをなくし、事務局や他の弁護士との認識のずれがないようにします。

また、ホワイトボードはミーティングや勉強会などでもメモとして活用できる点がメリットです。一方で、都度手書きで手帳のスケジュールと同期させる必要があり、物理的スペースが必要となる点がデメリットといえます。

 

タスク管理ツール

案件ごとにタスクを整理して、進捗状況をリアルタイムで共有できるタスク管理専用のツールが近年普及しています。リマインダー機能を備えているものが多く、通知でタスク漏れを防止してくれるため、スケジュールが多い弁護士に必要なツールといえます。

また、クラウドベースのツールならどこからでもアクセス可能です。セキュリティが確保されたツールを利用すれば、クラウドでも安心して利用できるでしょう。

 

 

弁護士がタスク管理を効率化させるコツ

ここでは、弁護士がタスク管理を効率化させるコツを解説します。下記５点、順番に見ていきましょう。

 

タスクの進行前にスケジュール化する

時間管理の基本として、タスクを進める前にスケジュール化しておくことが挙げられます。タスクを細分化してそれぞれに具体的な期限を設定しておけば、計画的に順序良く業務を進められるでしょう。

また、ツールによっては予定のリマインダー設定機能があるので、締め切り1週間前などに通知設定することで期日の超過を未然に防止できます。

 

優先順位を明確にする

多くの案件を抱えている弁護士は、タスクの優先順位をある程度明確にしておくことが大切です。それぞれの案件によって進捗状況は異なり、状況を踏まえて次に実施すべきタスクを考えながら、緊急性や重要性に基づいて分類しましょう。

また、電話連絡や裁判所関係の業務、ミーティングなど、日中にしかできないタスクも数多くあります。重要なタスクはまとまった時間が必要となることも留意しながら、適切な順番に処理しましょう。

 

重要な案件はマルチタスクをなるべく避ける

複数のタスクを同時に進めるマルチタスクは効率的に見えがちですが、進め方次第では効率を下げてしまうケースもあります。

特に、クライアントの人生に大きく影響を与える案件を多く担当する弁護士は、1つ1つのタスクにしっかり集中しなければなりません。
ときには書面の作成や検討・分析などのために特定のタスクの処理に集中する時間を確保するなど、各タスクを確実に完了させから順次対応することで、集中力を高く保ちながら全体の効率を上げられる場合もあるでしょう。

 

関係者と積極的にコミュニケーションを取る

弁護士の業務はチームで実施することが多く、関係者と積極的にコミュニケーションを取ることが重要です。定期的にミーティングを開いて進捗状況の確認をしてチーム間の認識齟齬をなくす必要がありますが、忙しい弁護士にとって時間を確保することは容易ではありません。

業務内容によってはミーティングを開催した方が良い場合もあります。集まる時間が取りにくい場合には、オンライン上のコミュニケーションツールなどを活用することがおすすめです。共有する情報にあわせて複数の手段を使い分け、情報共有できる場合には積極的に活用しましょう。

所内全体でリアルタイムに情報を把握・確認・依頼することができ、システムによっては案件と紐づけてチャットでコミュニケーションができるため情報が散在することなく素早くアクセスできます。

 

可能な限りタスクを自動化させる

ルーティン化した業務は、可能な限り自動化して効率化を図ることがおすすめです。契約書作成や顧客情報の管理など、テンプレートを活用して特定の業務を自動化するツールを導入すれば、時間と労力の削減につながるでしょう。

また、タスク管理ツールで進捗管理を自動化することにより、報告や確認の手間を省けます。
管理ツールを使用しなければ、タスクが完了したかどうかを適宜確認する手間が発生します。一方、タスク管理ツールの通知機能を活用すれば、タスク完了時に通知が来るため、完了したかどうかを確認する手間やコミュニケーションコストを削減できるでしょう。

 

 

弁護士のタスク管理効率化ならレアラのクラウド業務管理システム

タスク管理を効率化したいとお考えの弁護士の先生・所員の皆様方には、『LEALA（レアラ）』のクラウド業務管理システムがおすすめです。

『LEALA』は、現役弁護士が開発した法律事務所向けのクラウド業務管理システムです。
セキュリティに厳格な世界各国の政府系機関や大手金融機関等も利用している”Salesforce”をシステム基盤に採用することで、世界トップクラスのセキュリティのもとで情報を管理できます。

「顧客/案件管理からタスク・書類管理などを効率化する一般民事系機能」と「タイムチャージ管理から請求書の発行/送付などの請求管理を簡便化する企業法務系機能」のどちらも搭載しています。

案件ごとに依頼者情報やメール/通話などの活動記録、タスクやファイル、会計情報などを自動的に紐付けることで、二重入力などの手間を省き効率的に案件管理が行えます。

主なタスク機能は、以下の通りです。

• 自身のタスクや依頼したタスクなどの進捗状況を一覧表示、依頼者に完了通知
• 期限アラートを柔軟に設定することで、抜け漏れを防止
• 各案件に紐づけて、チャットでタスクの進捗状況などを確認/依頼
• モバイルアプリ対応

 

実際に、LEALAを活用してタスク管理を効率化したお客様から、以下のようなお声もいただいています。

【依頼者や所内のやりとりまですべての対応履歴を一元化】
（…）複数のシステム・サービスを往来する時間を削減することができ、業務の効率化及びタスク忘れ・漏れを減らすこと、また「何か忘れていないか」という不安感・認知科学でいわれる「注意の残留」を無くすことができました。
弁護士業務の生産性が上がり、受任していない案件への対応時間も増えたため、受任数の向上にも繋がったと思います。

※引用：弁護士法人TLEO虎ノ門法律経済事務所 上野支店様

LEALAにログインさえすれば、案件の進捗状況や依頼したタスクの状況が把握できるので、コミュニケーションコストの削減に貢献できる点も大きな魅力です。

 

 

弁護士の効率的なタスク管理は競争力の向上につながる

この記事では、弁護士のタスク管理について解説しました。
複数の案件を担当する弁護士にとって、各案件の進捗状況と優先順位を明確にしてタスクの実施漏れを防ぐことは、業務の効率化や高いパフォーマンスにつながります。

また、チーム内での情報共有やリアルタイムでの情報更新を容易にするためにも、積極的にツールなどを取り入れて効率的なタスク管理を目指すことが大切です。

どのタスク管理システムを導入するかお悩みの方は、LEALA（レアラ）のクラウド業務管理システムがおすすめ

『LEALA（レアラ）』のなら、案件に紐づいた予定をリアルタイムに所内全体で把握でき、予定をタスクとして通知させたり、期限管理としてお使いいただくことで抜け漏れを防止して事務所の生産性を向上させます。

以下のページからLEALAに関する資料を入手できるので、タスク管理をはじめとする法律事務所業務を一元管理したい方は、LEALAのクラウド業務管理システムの導入をご検討ください。