お客様事例

Case

様々なクラウドツールを一元化して、
なくてはならない事務所の基幹システムに。

〜クラウド電話、Gmail、Boxとの連携により、業務効率が飛躍的に向上〜

弁護士法人TLEO虎ノ門法律経済事務所 上野支店

弁護士法人TLEO虎ノ門法律経済事務所 上野支店

  • 企業法務 / 一般民事系事務所
  • 事務所規模:100名以上

支店長 日向寺 司 弁護士

課題背景

案件に関する情報は複数のツールや紙のメモを組み合わせて管理していたため、必要な情報が散在してしまっており、作業効率の低下に繋がっていた。

他の弁護士向けサービスを利用していたが、連携機能及び拡張性等が低く、限られた用途のみでしか運用できていなかった。

所内のコミュニケーションと案件の紐付きがなく、案件数が増えれば増えるほど管理が煩雑になっていた。

導入効果

必要な情報を一元管理することができ、システム間の往来時間が削減され、業務効率化を実現することができた。

Salesforce基盤の拡張性の高さ且つ法律事務所に特化した機能とサポートにより、事務所の安定した基幹システムとして活用できるようになった。

すべての対応履歴を案件と紐付けて残すことができ、ノートパソコンがあればすべての状況を把握して業務を進められるようになった。

専門性の高い機能と手厚いサポートが導入の決め手に

元々、案件に関する情報は、主に紙の記録として管理しており、デジタルデータはサブの扱いでした。ドキュメントデータをクラウドストレージにまとめる、利益相反情報などはクラウドのシステムで共有している、チャットサービスは利用している程度の状態でした。ですが、これですと、どうしても依頼者とのメールや電話の記録、事務所内のメンバーとのやり取りなどは別の管理になっていました。
散在する情報はメインの紙の記録に集約される扱いでしたが、逆にその紙がないと把握ができなくなってしまい、アナログな情報や弁護士の頭の中の記憶に頼ってしまっていた部分がありました。

そこで、2019年頃にLEALAの基盤にもなっているSalesforceの導入を決めました。
このとき重視したのは、サービスの継続性と拡張性(他のアプリとの連携)、依頼者とのリレーションシップマネジメントに活用できることでした。依頼者とのメールや電話の記録や所内のやり取りが案件ごとに残せるところが魅力でした。他の案件システムと比較しても、案件と紐付けた形で所内メンバーとのチャットが記録できるシステムは多分ないと思います。

一方でSalesforceは法律事務所向けに特化しているシステムではないので、どうしても一部自分でカスタマイズや開発をする必要があり、限界を感じていたのですが、Salesforceを法律事務所向けに開発して提供しているLEALAを知って、導入を即決しました。
Salesforce同様に、案件ごとの対応履歴を残せるし、他のツールとの連携にも優れている上に、法律事務所向けの機能が揃っていたので、システムの構築にリソースを割かなくてもスムーズに利用ができました。

売上情報の把握など自分が知りたかった情報や、システム導入によって実現したかった内容を相談して、適切なサポートをしてもらえることもとても有難かったです。

依頼者や所内のやりとりまですべての対応履歴を一元化

LEALAでは、案件ごとの対応履歴を記録できるのですが、さらに依頼者とのメールや電話のやりとりを他のツールと連携して案件情報に紐づけることができるため、電話やメールなどうしても分散しがちな情報も一元化することができます。

また、案件ごとにチャット機能があるため、各案件において所内でどのようなやり取りを行ったのかも記録することができます。
案件管理と紐付けすることができるチャット機能は、他のサービスではあまりなく、決定的に違う優位性だと思います。業務の依頼履歴がきちんとシステムに残るので、口頭でのコミュニケーションでありがちな対応漏れも防ぐことができ、円滑な運用ができていると思いますね。

結果、複数のシステム・サービスを往来する時間を削減することができ、業務の効率化及びタスク忘れ・漏れを減らすこと、また「何か忘れていないか」という不安感・認知科学でいわれる「注意の残留」を無くすことができました。弁護士業務の生産性が上がり、受任していない案件への対応時間も増えたため、受任数の向上にも繋がったと思います。

クラウド電話サービスとの連携による通話の自動記録

LEALA導入に続けて、クラウド電話サービス「Dialpad」を導入しました。
LEALAとDialpadとの連携で業務効率は飛躍的にアップしましたね。以前は、電話が来た際に別のメモアプリを開いて、それをまたシステムへ転記するなど、二重三重の入力が発生していたのが課題でした。最後に残った「固定電話」、非常によく使うビジネスツールですので、ここを改善しないと、業務改善の効果も足を引っ張られてしまうというように感じていました。

受電から記録までを一つのシステム内で完結することができるように、さながら小さなコールセンターのようなものを期待して、クラウド電話であるDialpadをLEALAと連携することを前提として導入しました。

導入前の課題であった部分と照らし合わせると、明らかに記録がシームレスに残せておりますし、連携することによりで、LEALAがベースであればLEALA内で業務が完結するので大変ありがたいです。クラウドなので、自宅にいても事務所にいるように電話が出来て非常に有り難いです。

Salesforceを基盤としたシステムの拡張性×サポートが魅力

上記のクラウド電話サービスとの連携もそうですが、システムとしての拡張性が高いというところもLEALAの導入を決めた大きなポイントの一つです。

クラウドファイル管理システム「Box」や「Gmail」「Googleカレンダー」などとも連携をしていますが、LEALAを中心に情報を集約できるので効率的に業務を行うことができています。
極論、ノートパソコンさえあれば、顧客や案件情報の確認/把握はもちろん、ファイル管理や書類データ送付、電話に至るまで全て行うことができます。

拡張性については、Salesforceを基盤として採用しているサービスならではの強みだと思います。
Salesforce自体が、元々様々な業界で利用されていたのは知っていたので、汎用性の高さや先に述べた連携の強さは非常に優れたシステムであると思っていました。

LEALAではその強みを生かした上で、利用している他の法律事務所の要望も反映して法律事務所向けに継続的に開発を続けてくれているので、日々進化を感じています。今後の発展にも期待できます。

さらに、操作サポートやカスタマイズに至るまで手厚いサポートをしていただけるので、ちょっとした要望をすぐに解決できて非常に助かっています。

定型業務はLEALAに任せ、本質的な業務に時間を

時代の流れに伴い、働く人の意識も変化していくので、アナログな旧体制では限界がきますし、私たちも、変化しなければいけない部分が出てきます。また、モチベーション・パフォーマンスを維持するために、個々にあった働き方をしていった方がよいと考えています。

定型的な業務は積極的にITツールを利用して体系的に処理し、業務効率と正確性を確保していくことで、依頼者との対応に価値を生み出すことのできる本質的な業務へ時間を充てることができますし、全ての情報が一元的に記録されていることからくる不安感からの解放も、本質的な業務へ集中して取り組むために必要です。

その上で私たちにとってLEALAは、必要不可欠なシステムです。
LEALAを使わずに仕事をするのは想像できないくらい、業務を進めていく上での大きな土台になっています。
今後もLEALAを活用し、長期的に企業の発展や個人の問題に寄り添ってサポートし、期待に応えていきたいです。

※記載の内容は、2022年5月時点のものです。

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