請求書の作成時間を1/5に効率化。

自社開発システムの課題

蔀様：自社開発のシステムを使用していましたが、以前から使い勝手の部分で、現場から不満の声が上がっていましたね。

縄田様：請求業務を担当していますが、いくつかのプロジェクトの請求を合算し1枚の請求書を発行するというパターンがあるんですね。１枚出力するのにひどい時は20〜30分くらい。その間、他のスタッフも含めて1枚しか作成できない仕様で、月初の作成件数が一番多い時期は待機時間のせいで残業が増えることもありました。その部分はかなり不満が出ていましたね。

蔀様：あとはとにかく保守の費用が高い。ライセンス料金や保守料金を支払って、プログラムを修正するときも先にお金を払って作り直してもらう必要があり、アップデートの度に1回100万円くらい支払っていました。導入の費用は初期費用500万円で、毎月10〜20万円くらいかかってましたね。

松永先生：以前のシステムでは、情報分析に難がありました。今みたいにレポート機能がなかったので、ただ記録するだけ。スタッフに最低限必要な機能はあったとは思いますが、業務分析に使用するには少し物足りなかった。

信頼性×柔軟性が導入の決め手

山田様：セールスフォースをベースとした信頼感と、スタートアップの柔軟性の両方を兼ね備えているというLEALAの魅力に期待を込めて問い合わせをしました。

蔀様：セールスフォースはCRMのなかでは世界ナンバーワンで、日本のあらゆる優秀な方々が使用されているのは認識していて、そのシステムを使用できるならそれに越したことはないと感じていた時にLEALAさんが引っ掛かりました。

縄田様：現役の弁護士の方がシステムの開発に関与されている点は、かなり信頼感がありました。弁護士業務の流れ、請求パターン、源泉税といったことを他社さんの場合は理解してもらうのが難しかったのですが、こちら側が詳しい説明をしなくてもすぐに分かってくださる方がいらっしゃったのは本当に助かりました。

松永先生：元々、セールスフォースがベースになっているという点で、非常に注目をしていました。万が一運営元（株式会社LEALA）に何かあったとしても安心できるかなって。これは選択した大きな理由の一つでしたね。また、業務でクライアントのCRMを触る機会が何度かあって、そこでセールスフォースの動きの軽さは体感していました。
更に、クライアントへの請求書はほとんどが英文ですので、システムが英語に対応していることも重要な選定基準でした。

請求漏れ防止による売上インパクト

縄田様：以前のシステムを使用していた際は、未請求分の確認がしにくかった。請求漏れも、数十万円単位では済まされないくらい発生していました。LEALA導入後はその分のコストを取り戻せた上に、レポートで未請求一覧を作成しておけば、随時弁護士に確認してもらえるので、確認の工数が大幅に減りましたね。以前は担当者によっては気づかないままであったり、時期を逸して請求できないまま取引が終了したりしていました。

松永先生：そのようなエラーが生じなくなったということは売上のインパクトとしてもかなり大きい印象があります。

請求書の作成時間が1/5へ

縄田様：合算の請求書を作成した時に、かなり早いなという感覚がありました。作業時間が全然違うので驚きましたね。20〜30分かかっていたものが 今ではおそらく5分足らずで作成できます。

また、ほとんどの請求書は修正が必要で、入力漏れもありますし、請求する時間を調整することや、内容を変えることもある。8割くらいの請求書に修正が入ってくるのですが、その際のミスや再作成の回数もだいぶ減りました。というのも、案件毎の請求額が可視化されていることや、情報の一覧性が高いことで、作成前の段階で気づける部分が多くなったからです。加えて、未請求額についてのレポートを毎月自動配信できることで、請求すべき案件をすんなり確認できるようになりましたね。この辺りの業務は、体感ですが5倍くらい楽になりました。

タイムチャージのグルーピングができるのもいいですね。請求対象と請求対象外の作業の仕分けを一つ一つ確認しながらしなければならなかった。LEALA導入後は、内容毎にグルーピングして管理することができるから、自動で紐づいて、間違った場合もまとめて除外できますし、すごく重宝しています。