法律事務所の業務内容にマッチしたシステムを求めていた

当法人では「リーガルサービスの進歩を加速する」をビジョンに掲げており、もともとITを使って業務の効率化を図る文化がありました。そのため、顧客情報管理システムは設立当初から活用していたものの、自社作成のためにセキュリティ面の不安があったこと、そして外部からアクセスできない仕様に不便さを感じていました。それらの課題を解決するため、まず自社CRMからLEALAの基盤にもなっているSalesforceへと乗り換えた経緯があります。

しばらくはSalesforceを使っていましたが、法律事務所の業務に合った形に整えるにはカスタマイズが必要で、どうすれば使いやすくなるのかがわからずうまく活用できていませんでした。そんなときに代表の成田から「LEALAというサービスがあるらしい」と聞き、調べてみると法律事務所の業務管理に特化していると知って、ぜひ使ってみたいと思いました。

せっかくシステムを使うのなら、手に吸いつくような形で使いたいというのが当法人のニーズとしてありました。弁護士はもちろん、パラリーガルも使いやすいものでなければ業務効率化にはつながっていきません。導入時にLEALAのサポート担当者と一緒に試行錯誤したおかげで、今とても使いやすい形で日々の業務に活用できています。

「あったらいいな」を形にするサポート体制で導入を決意

LEALA導入の決め手となったのは、サポート担当者のバックアップ体制が非常に手厚かったことです。「これは難しいかな」と思うようなことも一旦すべて希望を出したところ、どうすれば実現できるか、実現できない場合には代替策はあるか、前向きにサポートして頂いたのが一番大きなポイントだったと思います。

例えば、当法人が出した要望の中には、通常はLEALAの通知がメールで届くところを、社内チャットアプリのSlackに飛ばしてほしいというものもありました。イレギュラーなカスタマイズではあるものの、期日報告を書き終えて保存ボタンを押したタイミングで、誰にどんな通知を飛ばすかを設定したいと思いお願いしたところ、サポートチームがすぐに協議し導入してくれました。他にも細かい部分まで個別に対応いただいたおかげで、導入当初からかなり使いやすい形でスタートできたと感じています。

LEALAはSalesforceを基盤としているため、Salesforceを使い慣れている当法人の職員にとっては使用感に大きな変化はありませんでした。以前の使い心地をそのまま受け継いでいることで、システム変更による混乱はそれほどなかった印象です。導入後も「こんな風に使いたい」という要望を聞いてくださり、その都度すり合わせながら対応してくれたのは大変ありがたかったですね。

弁護士とパラリーガルの共同作業を後押しするLEALA

当法人は弁護士とパラリーガルの協働を主軸においた事務所です。以前は弁護士がパラリーガルに作業を依頼する際、期日や指示内容があいまいな場合に作業の遅れが発生することがありました。案件によっては、何が原因で遅れが発生しているのか、第三者からは分からないケースもありました。しかし、LEALAの導入によりお互いのコミュニケーションがとてもスムーズになりました。

具体的には、LEALAのChatter機能を使ってコミュニケーションの土台が整ったおかげで、指示内容の明確化や作業の抜け・漏れ防止につながっています。当法人の4箇所の拠点のうち、離れた場所に在籍する弁護士とパラリーガルがバディを組む場合もありますが、リモート環境でもスムーズなやりとりが実現しているのはLEALAのおかげです。

Chatter機能では、後から他の人が見た場合も「いつ、誰が、どんなオーダーを出したのか」が一目瞭然です。それに対する質問や返信も履歴に残りますし、作業の進捗度合いを確認する際も簡単に状況が把握できて助かっています。

弁護士からのオーダーがスムーズになるとパラリーガルの活躍の幅は広がるのですが、一方で今度はパラリーガルの業務品質の維持管理が重要になってきます。パラリーガルがお客様の問い合わせに高い品質で対応できれば、相談数・受任数の増加につながります。
これは経営面から見ても非常に重要な要素です。LEALAではパラリーガルの問い合わせ対応が具体的にどれくらい数字につながっているかも確認できるので、業務の一つの指標として役立っています。

事務所内の一人ひとりが経営目線を持つきっかけに

ウェブを使った集客においても、LEALAは大活躍しています。ウェブ広告の場合、お金をいくらかけるのか、そして成果はどうなのかを正しく把握することが重要です。LEALAのダッシュボード機能を導入するまでは、当法人の代表が自ら手計算して広告の費用対効果を検討していました。かなり手間のかかる作業でしたが、今ではダッシュボードで一元管理できるので、広告費の計算にかけていた業務時間を他の仕事に使えるようになりました。

また、ダッシュボードでは先月の問い合わせ数・相談数・受任数のデータ分析もできます。当法人ではこれらのデータをLEALAのホーム画面に配置し、いつでも誰でも見られるようにしています。今月との比較が簡単にできるため、パラリーガルが「今月は売上が少ないから、もう少し頑張らないといけない」など経営者目線で数字を見始める嬉しい変化もありました。LEALAを導入したのは2021年の後期ですが、同年の前期と比べて売上はおよそ1.6倍アップしています。これは業務効率化と経営の最適化が影響していると思います。

お客様目線では、対応した弁護士・パラリーガルが事務所の代表です。一人ひとりにしっかりコミットしたい想いがありつつも、日々の業務に追われてなかなかできないジレンマがありました。LEALAを導入したことで、ミスコミュニケーションによる無駄をなくし、本来時間をかけるべき起案や問い合わせ対応の質向上といった業務に集中できるようになったと実感しています。

裁判所のIT推進を受け、法律事務所のDXがますます求められている

まだウェブシステムを導入していない事務所こそ、ぜひLEALAを検討してほしいですね。コンフリクトチェックはもちろん、相手方の代理人の連絡先、担当裁判所、相手方との交渉の経過、裁判期日メモなどの情報も一元管理できて便利です。外出先でもスマートフォンから情報を確認でき、いつでもどこでも同じ内容にアクセスできるのは安心感があります。

まずは基本的な機能から使い始めて、徐々にステップアップすることもLEALAなら可能です。オンラインで業務を完結させようと考えた場合、色々なアプリと連携できるLEALAの拡張性は大きなメリットです。やはりCRM業界でトップを走るSalesforceがLEALAのベースになっている点がポイントだと思います。

近年は裁判所もIT化を進めています。直近で予定されているのは「電子的な方法での書面提出」ですが、これに対応するには業務管理システムのオンライン化が必須です。この変化を皮切りに業界自体の潮目がどんどん変化する可能性がありますし、その波に乗らなければこの先の弁護士業務は難しくなるでしょう。したがって、IT化に着手するなら今がいいのではないかと思います。

多拠点の事務所運営でもLEALAがあれば安心

当法人では2023年9月から津田沼の事務所をオープンし、4拠点になりました。場所が離れているぶん、弁護士とパラリーガルのコミュニケーションや連携はますます強化する必要があります。今後も職員や拠点が増えて商圏が広がったとしても、クライアントサービスの質は高く保つことを第一としたいですね。

そのためにはLEALAをうまく活用し、業務効率化とミスコミュニケーションの防止に努めることが大事です。ストレスなく業務上のやりとりができれば、それが働きやすさにもつながります。業務の依頼、不明点の確認、進捗度合いのチェックなど、すべてをスムーズかつ明確にしながらさらなる弁護士とパラリーガルの協働を展開していきたいと思います。