請求書をエクセル（Excel）で管理する方法は？課題点も徹底解説

この記事では、請求書をエクセルで管理する方法を法律事務所向けに解説します。

エクセル（Excel）は、マイクロソフトが提供している計算ソフトです。表やグラフの作成、計算などが可能であることから、請求書の管理にも活用できます。しかし、請求書をエクセルで管理する際にはいくつかの課題があるので、把握したうえで利用することが大切です。

以下では、エクセル以外の管理方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

請求書をエクセル（Excel）で管理する方法・手順

ここでは、請求書をエクセルで管理する方法・手順を解説します。

 

請求先の一覧表を作成する

まず、エクセル上で各案件の状況を把握するための「管理台帳」を作成しましょう。

この表では1行を「1件の請求案件」として扱い、主に以下の項目を列に並べます。

• クライアント名
• 連絡先
• 基本情報
• 請求書の発行日
• 支払期限
• 請求金額
• 入金ステータス（未入金・入金済み）など

案件単位で情報を一覧化しておけば、「どのクライアントに、いつ・いくら請求し、実際に入金されているか」をひと目で把握でき、請求漏れや督促の遅れを防げるでしょう。

 

請求書のテンプレートを用意する

次に、請求書のテンプレートをエクセルで作成します。テンプレートは、先ほど作成した「管理台帳」と同じファイル内に、別シートとして作成するのがおすすめです。同一ファイル内にまとめておくことで、台帳のデータをテンプレートへスムーズに反映できるようになるでしょう。

なお、テンプレートには宛名や請求書の発行日、請求番号や明細などの必要項目を含めましょう。

ここでは、弁護士や法律事務所が活用できる請求書のテンプレートを紹介します。

請求書を毎回作成すると大きな手間になります。エクセルでまとめた請求先の一覧表と連動させれば、スムーズに請求書を作成できるでしょう。

例えば、「VLOOKUP」などの関数を活用して、台帳に紐づいた「請求先ID」を入力するだけで宛名や住所が自動で表示されるように設定しておけば、1つひとつ転記する手間が省け、入力ミスの防止にも繋がるでしょう。

弁護士・法律事務所向けの請求書の書き方については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

 

保存先のフォルダを用意・格納する

エクセルで作成した請求書や、関連書類を保存するためのフォルダを用意しましょう。

案件ごとや年度・月単位でフォルダを作成し、その中に請求書を格納します。フォルダを整理しておくことで、必要になったときに特定の請求書を探す手間を節約できます。

 

請求書のステータスを更新する

最後に、一覧表で発行した請求書のステータスを定期的に更新します。支払済みのものや未払いのもの、支払期限が近いものなどをステータスごとにエクセルで管理すれば、支払状況を一目で把握できます。

請求漏れや未払いのリスク削減に効果的であり、キャッシュフローの管理が容易になるでしょう。

 

 

請求書をエクセル（Excel）で管理することの課題点

ここでは、請求書をエクセルで管理することの課題点を見ていきましょう。

順番に解説します。

 

人為的なミスが生じる

エクセルを使った請求書管理は手動入力が多く、人為的なミスが発生しやすい課題があります。

金額や日付、顧客情報で入力ミスが発生すると、正しく請求できず業務に支障をきたすおそれがあります。請求書のミスは、クライアントとの信頼関係に大きく影響するおそれがあるので、発行前にしっかりと確認しておくことが大切です。

 

取引先が増えると管理が煩雑化する

取引先が増えた場合、エクセルでの請求書管理は煩雑化していきます。

取引先ごとに請求書を管理するシートが増えたり、管理に必要な周辺データを追跡する作業が増えたりすることで、処理が複雑になり時間と労力がかかるでしょう。

取引先が増加すると、請求書管理を次第に効率よく実施できなくなるおそれがあります。

 

データ容量が増えると処理速度が落ちる

エクセルで請求書を管理する場合、データ量が増加するとともにファイルの容量も増えていきます。

複数もしくは大規模のデータを扱うと、処理速度が遅くなり作業効率が低下するでしょう。

 

操作スキルに個人差が生じる

エクセルの操作スキルには個人差があり、請求書管理の一貫性を保つことは難しいといえます。ある人が作業をスムーズに進められても、他の人が同様に進められるとは限りません。

操作スキルの差によって請求書管理業務にばらつきが生じるケースがあり、効率や正確さが低下するおそれが懸念されます。

 

情報漏洩のリスクがある

ファイルの取り扱いや共有方法によっては、請求書に記載された情報が漏洩するリスクがあります。特に、パスワード管理やファイル共有において適切な対策が実施されていない場合、重要な情報が第三者へ流出するおそれがあります。

エクセルのセキュリティ設定を厳重にするほか、社内で適切な管理について話し合うなどの対策が必要です。

 

エクセル（Excel）以外で請求書を管理するならクラウド型のツールがおすすめ

先述した課題点を踏まえると、請求書管理をすべてエクセルで完結させることには、一定の限界があるといえます。

手入力で打ち込むエクセルでは、人為的ミスやスキルの差による業務効率のバラつきなどが発生するおそれがあり、取引先や扱うデータ量が増加した場合には管理が煩雑になるでしょう。

エクセル以外で請求書を管理する場合、クラウド型のツールがおすすめです。クラウド型のツールには自動化された機能が多く、手入力の手間や人為的なミスを軽減できます。また、セキュリティ面に強化したツールがほとんどであり、情報漏れの心配も抑えられる点が特徴です。

クラウドで管理するのでパソコンやスマートフォンがあればどこでもアクセスでき、複数ユーザーによる同時編集も可能になるため、業務効率も向上するでしょう。

 

 

弁護士向けの請求管理ツールならLEALA

請求書の管理方法で悩んでいる弁護士や法律事務所には、『LEALA（レアラ）』のクラウド業務管理システムがおすすめです。

LEALAでは、業務改善から経営分析に至るまでの全業務フローを1つのプラットフォームで完結できます。案件に紐づけられた情報を自動で請求書に反映してくれるほか、請求書の確認・保管も案件ごとに行えるので、書類紛失のリスクも抑えられます。

また、簡単な書類の自動作成や、情報の一元管理もできるので、業務効率化や請求漏れにも有効です。

以下のページからLEALAの詳しい情報を請求できるので、法律事務所でクラウドの導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

 

 

エクセル（Excel）での請求書管理に関するよくある質問

ここでは、エクセルでの請求書管理に関するよくある質問に回答します。

順番に見ていきましょう。

 

エクセルで請求書を自動作成する方法は？

エクセルで請求書を自動作成するには、関数やマクロ機能を活用する方法があります。

例えば、請求書フォーマットをテンプレートとして作成して”VLOOKUP関数”や”IF関数”を使えば、顧客データや請求するサービスの情報を半自動で挿入できます。また、マクロ機能を利用すれば、複数の処理を1回の操作で行えるように設定可能です。

請求書作成の手間が少なくなり、作業効率の向上に繋がります。

 

エクセルでは請求書のテンプレートを無料で取得できる？

エクセルには請求書のテンプレートが用意されており、無料で取得や利用が可能です。

エクセルの起動画面や新規作成ページから検索すると、さまざまなデザインや用途別に請求書のフォーマットが用意されています。基本項目が揃った請求書を手軽に作成でき、請求書管理が容易に実施できるでしょう。

また、インターネット上にも多くのテンプレートが公開されているため、ご自身の業務に合うものを探してみることがおすすめです。

 

複数の請求書をエクセルで1つにまとめることは可能？

複数の請求書をエクセルで1つにまとめることは可能ですが、手間がかかる作業だといえます。

例えば、異なるシートに作成された請求書を1つのワークブックにまとめたり、集計用シートを用いて各請求書のデータをリンクさせ合計金額を表示したりするなど、複数ある請求書を1つにする方法はあります。

しかし、請求書の形式が異なる場合やデータ量が多い場合など、エクセル上での手入力では管理が難しいほか、入力ミスが発生するリスクも高いでしょう。

 

 

エクセル（Excel）での請求書管理には限界がある！自動化するのも手段の1つ

エクセルは、請求書を作成・管理するツールとして活用できますが、手入力による人為的ミスや情報漏れなど、いくつかの課題もあります。この記事で解説した管理方法や課題点を参考に、請求書を安全に効率よく管理しましょう。

請求書の管理をほぼ自動化してくれるクラウド業務管理システムなら、案件ごとに紐づけられた情報を基に請求書を自動で作成してくれるほか、どこからでも情報にアクセスできるため、業務効率化に繋がります。また、情報を一元的に管理するため、複数の請求書がある場合やデータ量が多い場合にも簡単に対応できるでしょう。

LEALAのクラウド業務管理システムは、セキュリティ面でも評価の高いSalesforceを基盤システムとした堅牢なセキュリティ環境が大きな特長です。請求書の管理や書類の自動作成だけでなく、タスクの期限管理や弁護士費用やタイムチャージなどの会計管理、経営分析など全業務フローを一元管理できます。LEALAにご興味がありましたら、お気軽にご相談ください。

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