お客様事例

Case

アナログからの脱却により、弁護士業務の工数を
約2割削減。

〜対応履歴の蓄積により属人化を解消、事務所運用の円滑化を実現〜

ふくち法律事務所

ふくち法律事務所

  • 企業法務 / 一般民事系事務所
  • 事務所規模:5〜10名

( 左から) 代表弁護士 福地 健太郎 氏、
渡邉 大介 弁護士、桑原 大河 弁護士

課題背景

紙ベースの管理では情報の一元化ができず、確認に時間がかかったり、不在電話や郵便物などが溜まってしまっていた。

メモや口頭での指示では案件進捗の把握が難しく、業務が属人化してしまい、逐一所内での状況確認に工数がかかっていた。

紙のファイルを開いて情報を探してから業務に取り掛かるため、対応を始めるにあたって必要以上の時間がかかっていた。

導入効果

案件情報を中心に、会計情報や日々の不在電話や裁判の記録等の対応履歴も一元管理を実現し、LEALAを見れば全体を把握できるようになった。

日々の対応履歴が蓄積されるため、弁護士がいなくても、事務局がいなくても、案件情報を見れば業務を進めることができ、属人化を防ぐことができた。

一つ一つの作業にかかる準備の時間を削減し、弁護士業務の工数を体感約2割効率化することができた。

高い機能優位性と細やかなサポート体制が導入の決め手に

(福地先生):導入する以前は弁護士の人数や案件が増え続けており、自身が現在何件の案件を対応しているのか把握が不可能な状況でした。また、事務局にどんな案件を何件依頼しているかも正確に把握できておりませんでしたし、請求漏れも頻繁に発生しておりました。

(桑原先生):私は、案件の進捗は紙媒体でファイルにメモを挟んでいたりしました。しかし、走り書きしたものや急いで書いたものは字が読みづらく、確認工数がかかってしまうこともありましたね。

(福地先生):システム導入の検討にあたり、中途半端に安価で機能もそれなりのものを導入していくよりも、さらに優秀なアップデートする可能性を秘めており、且つ機能優位性が高いものを導入するべきという思いは最初から持っていましたのでLEALAを選びました。

例えば、不在電話や郵便物の登録、依頼したいタスクを特定の所員へ表示する機能などは非常に便利だと思っています。

また、それら多くの機能を使いこなせるように細やかなサポートがついており、事務所ごとのニーズに合ったカスタマイズができることで運用の定着化が進み、操作性・生産性が飛躍的にアップできるところも魅力だと思います。

運用に対する意識付けやフローの確立により更なる効率化を実現

(福地先生):LEALA導入後、効率化された部分は自分達も事務所でアピールすることでモチベーションアップを行いました。その結果、積極的な活用の斡旋を行うことができましたね。実際に、直接意思の確認を行わなくても、既に共有ができており、コミュニケーションを取らなくても見ただけで業務を行うことが可能になりました。

自分達のタスク・不在電話・郵便物など、定期的なチェックをフローの中に組み込むことにより、効率化できている部分が多くあります。特に、不在電話や郵便物についてはどうしても溜まっていってしまう部分がありますので、メール確認のようにルーティーンに入れた方がうまく運用できると思いますよ。

法律事務所特化だからこそ、痒いところまで手が届くLEALA

(渡邉先生):LEALAは他のシステムよりもずば抜けて法律事務所に非常に特化している印象があります。以前利用していたシステムは一般企業向けだったので、例えば管轄裁判所を登録する機能などは当然なかったです。法律事務所で必要な業務はLEALAだけでほとんど行える印象はありますね。

例えば、タスク管理一つとっても、以前は掲示板にタスクを記載して逐一確認を行わなければならなかったのですが、LEALAの場合はきちんと完了か未対応か、一つ一つのタスクの状況管理ができるので、細かいですが非常に助かっています。法律事務所向けということもあって、とても細かい、痒いところまで手が届きます。

一人作業でも全体把握ができる、LEALAが業務の円滑油に

(桑原先生):レアラを導入して一番変化した部分は、日々の不在電話や裁判の記録、打ち合わせメモを一覧化したり、「案件ごと」でまとめておくこともできるので、事務局から声をかけられた際にバタバタ調べたりすることがなくなりました。

(福地先生):弁護士がいなくても、活動の記録等、案件の情報をある程度見てもらえればある程度業務を行えるので属人化を大きく防いでくれていますね。

(桑原先生):ファイルにメモを挟み、確認が必要だった運用は、案件ごとにきちんと進捗を打ち込むことが可能になったため、確認工数は全て解消されています。

(福地先生):日中電話対応に追われたりするので、朝2〜3時間早めに事務所へ出所し、作業を行うことなどもあったのですが、この案件は別の所員に聞かなければわからないなどがあり、作業がよくストップすることがありました。
しかし、今は所員に確認をせずとも、LEALAを見れば全体を把握できるので、一人でも安心して作業を行うことができて非常に心強いですね。

また、現在はファイルではなく全てデータで保管をしておりますので、案件数をリアルタイムで、すぐに把握することが可能になりました。

2割程度削減された弁護士業務の工数と、今後の更なる効率化

(福地先生):体感ですが、弁護士業務の大体2割くらいの効率化に成功しています。まず、一つ一つの作業にかかる準備が必要なくなりました。以前は、案件に関する情報は紙のファイルを開いた上で、探して確認をした上で対応していましたがLEALAでは案件ページを開くだけで良くなりましたね。

例えば、急に電話がかかってきた際にもその場で検索して回答を行うことができますし、細かいですがファイルを片付ける手間も必要もありませんし、作業に移る前と移った後のコストの差を非常に大きく削減することができました。
最終的には、3割程度の業務効率化を行うことを目標にしています。

また、事務局の所員も非常に恩恵を受けているかと思います。
例えば、請求書合算・送付するときも、テンプレート機能があることで、1分かかっていた業務が15秒になり、その積み重ねで大きな業務効率化につながっているかと思います。

一人採用するよりも2〜2.5倍の業務効率が期待される

(渡邉先生):今後、システムの導入を検討される方に対して、LEALAをおすすめしたいポイントは、先ほどもお話しましたが、弁護士事務所に特化している部分やカスタマイズの柔軟性です。あとは、何よりサポート体制が充実している部分も非常に嬉しいですね。対応の速度も迅速で、改善要望を出せばすぐに対応してくださる、ここはユーザー側としては嬉しいポイントの一つかなと思います。

(福地先生):また、少し価格もリッチには感じますが、それ以上に一人採用するよりも2〜2.5倍の業務効率が期待されることによって投資対効果は出ますので、導入する意味は大きくあります。

今後、業務を生産性の悪い形で行っているといずれは淘汰されてしまうのではないかと考えております。業務効率を向上させるためにもシステムは積極的に導入するべきかと思いますね。

※記載の内容は、2022年4月時点のものです。

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