お客様事例

Case

事務処理負担が軽減され、弁護士の業務時間を
月30時間削減に成功。

〜属人化から脱却し、お客様のニーズ理解や課題解決に専念できる組織体制の実現を目指す〜

弁護士法人かける法律事務所

弁護士法人かける法律事務所

  • 企業法務 / 一般民事系事務所
  • 事務所規模:5~10名

(写真右)代表弁護士 細井 大輔 氏

課題背景

従来のシステムでは立ち上がりが遅く、事務所外からのアクセスに支障があった。そのため、紙資料と平行して作業を進める必要があり、作業負担が増加していた。

案件情報、依頼者・関係者情報、データファイル、スケジュール等の連動が不十分で一覧性がなく、業務負荷の限界により新規案件を受け控えすることもあった。

従来のシステムでは自社カスタマイズが困難で、運用に向けたサポート体制も不十分であったため、システムの運用やルールが定着しなかった。

導入効果

事務所外からもアクセスが可能となり、紙資料をベースとする業務が削減。案件管理が容易となったことで業務処理スピードも向上し、受任件数とともに売上も増加した。

スケジュールやデータファイルも含めてすべての情報が一覧化。所内のノウハウや経験も共有することができ、お客様の課題解決により集中できる環境が整備された。

定期的なサポート会議により、システムの運用やルールが定着。業務の抜本的な見直しが実現され、安定したサービス品質を担保できるようになった。

「堅固なクラウドセキュリティ・カスタマイズの柔軟性・導入と活用支援の体制」で導入を決意

2016年の設立以降、お客様一人ひとりの「安心できる未来」を実現するため、個人法人問わず幅広いリーガルサービスを提供してきた、かける法律事務所。代表弁護士の細井先生は、「お客様のために、安心していつでも相談できる場所を提供していくことを大切にしたい」と、サスティナビリティ(持続可能性)のある組織体制の構築を目指してきました。

しかし、事務作業の負荷により、案件数が増えるとどうしても受け控えをしなければならない状況もありました。特に切実な問題だったのが、従来使用していた弁護士事務所向けシステムのアクセス性です。当時、自宅や裁判所など事務所外からのアクセスができず、紙資料への記録も必要不可欠でした。
「一覧性がなく、改善しようにも自社カスタマイズに対応していなかった上に、アフターサービスも希薄に感じていたので、利用への抵抗感がありました。」(細井先生)

そこで、2020年の弁護士法人化に伴い、事務作業の業務効率改善を図り、同所が変革を支えるプラットフォームとして導入を決めたのが『LEALA』でした。LEALAは、クラウド顧客管理システムとして世界No.1のマーケットシェアを誇るSalesforceを基盤としており、堅牢なセキュリティが担保されています。
細井先生は、「カスタマイズ性に優れており、また導入・運用のサポートを約束してくれていたことから、システムに対する安心感がありました。またすでにLEALAを利用していた知り合いの弁護士に話をきくと、使いやすいと評価が高く、その声にも後押しされて導入を決めました。」と説明します。

業務負荷の軽減により受け控えを解消し、案件数も売上も増加

結果として、LEALA導入により案件の受け控えを解消することがでるようになった同所。

これについて細井先生は「LEALA導入後は事務作業が軽減され、正確な情報共有が可能となり、無理なく案件対応を進める体制が構築できました。より多くの案件をスムーズに進めることができています。」と説明します。
実際にコロナ禍であるにも関わらず、案件数も売上も増加傾向にあるということです。

所内での情報共有の活性化と生産性向上によりサービス品質の向上を実現

LEALA導入のメリットについては「案件ごとにスケジュールやデータファイル、経理情報など、全ての情報を紐づけて管理できる点」を挙げていただきました。
「案件に関するスケジュールや、過去の活動の記録も一覧性をもって確認できるため、お客様に対して適切な時期に次のステップを提案できるようになりました。また、クラウドファイル管理システム『Box』とも連携して利用しているので、書面などのファイルが案件ごとに確認できるのも強みです。」(細井先生)

LEALAのコンセプトの一つに『本質的な業務に、時間を』とあるように、過去の案件に関する活動の履歴や書類の記録、経理情報なども容易に検索できるので、事務所内のコミュニケーションコストを削減し、弁護士が本質的な業務に注力する時間を創出します。「サービス品質を向上させるための処理に、より多くの時間を費やすことができるようになりました。」とメリットを実感していただけているようです。

弁護士は月約30時間、パラリーガルは約10時間の業務時間を削減

一方、働き方の変化については「LEALAを導入してからは、裁判期日に出席する際、大量のファイルを持参する必要がなくなり、大きく負担が減ったと感じています。」と話す細井先生。
「私自身、事務作業やコミュニケーションコストが軽減されたことで、業務に集中できるようになり、業務時間を毎日約1.5~2時間減らし、休日出勤も減りました。また家族、子どもたちと過ごす時間も増え、プライベートを充実させることができてるようになりました。」とのことです。

この効果は、弁護士だけではなく、所員の働き方にも影響しています。
紙媒体への記録や、コピーやファイリングなどの事務作業の時間が減ったことで、パラリーガルの所定労働時間が8時間から7.5時間に短縮されました。
「残業もほとんどありません。週に一回のリモートワークも無理なく実現でき、リモートワークでも事務所勤務とほぼ同様の作業ができています。」と組織体制の変化を実感されています。

さらに、パラリーガルが月に2~3件、研修などに参加する時間も確保でき、所員が本来の業務に積極的に取り組みながら成長できる環境を整備することもできました。
「研修へ参加できる時間を確保できただけでなく、時系列に沿った活動記録や所内のやりとりが案件ごとに確認できるので、初めて関わる案件でも安心して対応できています。」(パラリーガル・榎本さん)

ITは、法律事務所で働く人たちの仕事を奪うものではなく、法律事務所で働く人たちの生活を豊かにするもの

「今、オンライン裁判が急速に普及しており、法律業界も大きな変化の時代を迎えています。
ほとんどの事務所が何らかのITサービスの導入を検討しなければならない時期に来ており、10年前や15年前と比べると、業務のIT化は無視できない課題となっているように思います。そうした現状の仕組みを変えたいと考える法律事務所にとっては、新しいシステムを導入することは、とてもメリットがあります。
LEALAやLEALAの開発基盤であるSalesforceが、業務の効率性や生産性の視点でシステムが組まれていることから、同所でもその価値観を取り入れることで業務ルールを抜本的に見直すきっかけになりました。」(細井先生)

弁護士法人かける法律事務所が大切にしている『お客様が安心していつでも相談できる場所を提供していくこと』を実現するためには、サスティナビリティのある組織体制を作り上げていく必要があります。属人的な業務から脱却し、高品質で安定したサービスを提供し続けるために、効率的なITサービスが有効です。

細井先生に、LEALAの活用について今後の展望を伺うと、「ITの中心には、いつも人がいる。法律業界でITが普及しても、それは変わらないと考えています。お客様のために、安心していつでも相談できる場所を提供し続けるために、LEALAを活用し、サスティナビリティのある組織体制をつくり上げていきたい。」と力強くお答えいただきました。

※記載の内容は2021年8月時点のものです。

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