金額以上の効果を得られるシステムを探していました

2014年の開設以降、「社会に付加価値を生み出す事業に対するサポートを行ない、社会に価値ある事業活動の一助となる」ことを経営理念として掲げ、すべての人に安心感を与えることができる事務所となるべく、邁進している弁護士法人三ツ星。事務所開設から約8年が経ち、弁護士7名を抱える事務所へと成長を遂げましたが、その間、組織の管理体制は試行錯誤を続けてきました。

代表の廣石先生は、「当初入れたシステムは、事務所内でしか使えない閉鎖的なシステムで、3ヶ月ぐらいで辞めてしまいました。そこから当分、エクセルやスプレッドシートを使って記録をしていましたが、2年半ほど前に弁護士向けのシステムを入れました。」と語ります。

他社の弁護士向けクラウドシステムを導入したことで、所員の担当件数の把握ができるなどの一定の効果もありました。一方で、安価であるがゆえに機能水準が満足いくものではなく、案件数の管理ツールにはなったものの、一気に事務所の基幹システムにするまでの決断はできませんでした。

廣石先生は、「機能に限りがあり、経営分析に必要な情報が全て揃わなかったり、タスク管理や所内の連絡ツールは、他の複数のサービスを使わなければならず、結局複数システムにログインして確認しないといけない状態でした。必要なやりとりが、案件情報と紐づかないため、情報がストック化されなくて流れてしまい、案件数が多くなると、確認が手間になるという課題を抱えていました。」と課題感を感じていたと言います。

そこで、もちろんいくらでも出せるというわけではありませんが、費用優先ではなく、金額以上の効果を得られるシステムを探しました。

案件と紐付けたチャット機能、柔軟な経営分析機能、システムの拡張性がLEALA導入の決め手に

そこで、2020年に、同所が事務所の基幹システムとして導入を決めたのが『LEALA』でした。
廣石先生は、「まずは、案件と紐付けたチャットができることで、情報を分散させずにストックできること。また、強固な経営分析機能により、感覚でしか把握できていなかった必要情報をリアルタイムかつ正確に集約できることが決め手でした。また、基盤となっているSalesforce自体が連携面で開放的なシステムなため、外部サービスと連携して機能拡張できることも魅力的でした。」と説明します。

導入時には、インターフェイスが変わることによる拒否反応や、古いシステムに対するノスタルジーがでないか、所内での導入定着について心配をしていたと廣石先生は言います。
「いきなり全ての機能を使おうとするのではなく、まずはチャットだけを使おう、次は慣れたからタスク管理も使ってみようとか、段階的に移行をしました。」使っていく中で、慣れてきて良さがわかると、現場からこうしたいああしたいという意見が出て来るようになりました。

また、「定期的にWEB会議を設けてもらったのがよかったです。電話やチャット対応だけだと、慣れてない人には不安だったと思います。細かな部分はリアルタイムではチャットで質問ができ、定期的に会議があるからこそ、定期的な会議に向けて所内の要望をまとめて伝えることができたのがよかったです。」と導入時のサポートについて評価してくださりました。

毎月2日半かかると断念した集計/分析も、今ではリアルタイムにかつ正確に把握可能に

LEALA導入後、フローとストックの両面から所員の業務の負荷が見えるようになったと言います。
「これまでは、受任中の案件数だけを見ていても、処理が早い人とそうでない人の回転率までは把握ができませんでした。今月の新規受任件数や今月の処理済案件もわかるようになったことで、それをリアルタイムでみれるようになったのは、所員の評価や公平性、体調管理など、労務管理の面で非常によかったなと思いました。」（廣石先生）

以前は、毎月の経営会議のために、案件の最終更新日などからフローとストックの把握に必要な情報の集計を頼んだところ、「毎月2日半かかる」と言われ断念したような情報も、今ではリアルタイムに把握できているようです。

また、所員の業務負荷のみならず、事件の分野別傾向などもクリアになりました。
「意外と数字にすると、この分野は思ってるより件数が多い、1件あたりの単価が安い、売上のボリュームが大きい、逆にボリュームそこまでだけど非常に高収益、などの情報がクリアになり、肌感覚とは少しずれもありました。数字の根拠に基づいた経営判断が初めてできるようになり、本当はやったほうがいいことなんだけども煩雑すぎてできなかったことができるという面でも助かっています。」と廣石先生は言います。

チャットが案件に紐づくことは、多くの事務所にとっても劇的な生産性の向上をもたらす

LEALAでは、案件に紐づいたチャットの機能があり、モバイルのアプリケーションからも確認ができるため、外出中の弁護士と所内との連絡を容易にすることができます。

「他の事務所の同期や先輩後輩に聞くと、スケジュール調整だけで手帳持って走り回る事務員さんもいると聞きます。連絡も電話でなければ弁護士が捕まらない、不在の際に返答待つだけで2日要する、などが起きると、その分、進行が遅くなってしまうので、LEALAで案件ごとのチャットが実現できていることで、自分たちで意識していなくても回転速度がすごく上がっていると思います。」（廣石先生）

いきなりIT化を進めることに抵抗がある事務所にとっても、『まずはチャット機能から』というように、できる部分から段階的に進めていくことも可能です。廣石先生も、段階的にLEALA導入を進めてきましたが、弁護士法人三ツ星にとっての今後のLEALAへの期待をお伺いしました。

「LEALAには、手続ごとにフェーズを可視化できる機能がありますが、これを所内向けにカスタマイズして、マニュアルのように使いたいと思っています。新しい所員が増えても、LEALAを見れば業務フローがわかるとなると、さらに効率化できると思います。顧問獲得などのセールスの視点でも、パートナー弁護士の仕事の仕方をモデルのスクリプトとして落とし込んで、若手の弁護士の育成に使いたいと思っています。」（廣石先生）

ITで効率化できた時間を、より仕事や余暇に使うという選択肢が増えてくる

これまで裁判所のIT化の遅れもあり、業界的にはIT化が進んでいませんでしたが、今後若手の弁護士が増えていく中で、業務効率改善や生産性向上の面でIT化は必須になっていくと言います。

「ITの力で効率化できる部分は最大限活用して、その分、時間が浮くと本質的なクリエイティブな部分に時間も頭も使うことができます。そういうところにITの力が発揮できるのかなと思います。」と、力強く語ってくださりました。