AIを活用した業務効率化の方法とは？法律事務所で活躍するシーンも紹介

この記事では、AIを活用した業務効率化の方法について解説します。

近年、AIは多くの企業で導入されており、資料の作成や市場分析など、さまざまな場面で用いられる傾向にあります。AIで業務効率化をする方法や効率的な使い方を把握すれば、AIのメリットを最大限に活かすことで、業務時間の短縮につながるでしょう。

これは一般企業だけでなく、法律事務所や弁護士にとっても例外ではありません。

以下では、AIによる業務効率化における注意点なども紹介します。ぜひ参考にしてください。

 

 

 

AIによる業務効率化とは？

AI（人工知能）による業務効率化とは、コンピュータに業務内容を学習させて作業を自動化することで、仕事の効率を高めることを指します。

データ整理や分析など、元々は手作業で実施していた業務にかける時間が削減され、他の業務にかける時間を捻出できます。例えば、法律事務所では打ち合わせなどコミュニケーションの充実に時間をかけられるようになると、クライアントからの高評価につながるでしょう。

 

日本の企業におけるAIの導入状況

2023年に一般社団法人データサイエンティスト協会が実施した調査（※1）によると、日本企業でのAI導入率は13.3％でした。アメリカの導入率は30.2％であり、これと比較するとかなり低い導入率だといえます。

また、導入していると答えた13.3％の企業のうち、実際に「活用したことがある」と答えたのはわずか6.2％でした。企業の半分以上は、AIを導入していても活用までに至っていないとわかります。

企業がAIを導入する目的として、経済産業省が出している「AI導入ガイドブック　需要予測」（※2）では、以下4点のメリットが提示されています。

＜企業がAI技術を導入するメリット＞

• 利益増加
• 従業員の満足度向上
• 技術継承の促進・若手の育成
• 人材の採用・ひきつけ

AIによって売上の増加などの効果を見込めるだけでなく、人事的な側面でも大きなメリットを受けられるでしょう。人材教育や人材不足に悩んでいる企業にとっても、AI技術の導入とともに上手く活用できれば効果的といえます。

※参考1：Data of Data Scientist シリーズ vol.47『13.1％－職場におけるAI導入率』（職場でAIが導入されているか。また業務でそのAIを活用したことがあるか）丨一般社団法人データサイエンティスト協会

※参考2：AI導入ガイドブック 需要予測（小売り、卸業）2021年3月発行（P6）丨経済産業省

 

 

【シーン別】AIによる業務効率化を実現する方法

ここでは、法律事務所で活用可能な、AIによる業務効率化の実現方法をシーン別に解説します。

上記6点を順番に見ていきましょう。

 

マーケティング

AIは、顧客データを分析してターゲット層に合う広告やキャンペーン、自社のホームページを最適化するなど、マーケティングでも大きな役割を果たしています。マーケティングにおいては、分析業務に時間を要することもあり、削減できれば業務効率化に大きく貢献できる可能性があります。

AIの力を借りて、顧客理解が進めば、法律事務所においてもマーケティング効果の高いホームページの制作等に活かせるでしょう。

 

資料作成

AIは、資料作成の場面でも活用可能です。データの集約や整理、グラフやチャートの作成など、手間のかかる作業を自動化できます。

また、資料作成を自動化することで、分析・施策立案に時間を多くとれるようになります。

 

保守運用

AIは、システム稼働状況のログ（記録）をリアルタイムで分析し、障害の予兆を自動で検知できるため、保守運用の負担を大幅に軽減します。

人手による定期点検を待たずに、AIが「いつもと違う挙動」を察知して事前に対策を講じることで、システムダウンによる業務停止のリスクを最小限に抑えられます。

IT専門の担当者がいない法律事務所でも、AIによる自動監視を上手く活用すれば、安全なシステム環境を維持しやすくなるでしょう。

 

市場調査・分析

大規模なアンケート調査やSNSのコメント分析など、取り扱うデータ量が非常に多い場面において、AIは真価を発揮します。

AIを活用すれば、膨大な情報の中から短時間で特定の傾向を抽出したり、消費者の行動パターン例を提示したりすることが可能です。

最終的な分析結果の解釈は人間が行う必要がありますが、AIが事前のパターン抽出を迅速に行うことで経営戦略の立案や、特定の案件における市場動向の把握などを強力にサポートします。

 

スケジュール管理

AIは、自動で予定を調整したりリマインダーを送ったりするなど、スケジュール管理にも利用できます。特に、多くの案件を担当する弁護士は、スケジュール調整に時間を要することを課題と考えている人も少なくありません。

AIが自動でスケジュールを管理してくれれば時間を短縮でき、スケジュールの把握漏れも防止できます。

 

顧客対応

AIチャットボットや自動応答システムを活用することで、顧客対応を効率的に実施できる可能性があります。

例えば、ホームページにチャットボットを導入して簡単な質問に応えたり、電話に自動応答システムを導入して顧客をニーズ別に誘導するなど、AIを使えば基本的な問い合わせにかかる時間を削減できます。

弁護士は、AIが表示するクライアントへの回答例を活用することで、返答時間の短縮が可能になり、クライアントの満足度を高めることにつながるかもしれません。

 

 

業務効率化に有効な生成AIの使い方

 

ここでは、業務効率化に効果的な生成AIの使い方を解説します。

上記5点を順番に見ていきましょう。

 

新たなアイデアの発見

生成AIは、過去の大量のデータやトレンドを分析したうえで、ユーザーに対して新しいアイデアを提供します。従来の発想に囚われない革新的なアイデアを生み出し、クライアントに新鮮なサービスを届けられるかもしれません。

ただし、AIが提案したアイデアが既に他社が提案したものとの類似性が高いケースもあり、活用する前にチェックすることが大切です。

 

文章の要約

長い文章を要約する場合、生成AIを活用すれば文章の内容を自動的に要約して要点だけを抽出してくれるので、資料や報告書の作成を効率化できる可能性があります。

生成AIに要約を依頼する際には、個人情報や会社の機密情報が元の文章に含まれていないか確認し、もし含まれている場合は記号などに置き換えてから入力することがおすすめです。

 

簡単な文章チェック

生成AIは文法やスペル、文章の整合性など、簡単な文章チェックにも効果的です。誤字脱字の確認や表現の改善を迅速に行えるため、質の高い文書を短時間で作成できます。

人間の目視による校閲作業が一部削減できるので、業務効率化に有効です。ただし、入力した内容が長文であったり、チェックするうえでの条件などを事前に入力しないと、精度が落ちてしまうリスクもあるので注意しましょう。

 

素材生成

広告やプレゼンテーションなどで使用する画像やグラフィックの素材生成にも、生成AIが役立ちます。AIを活用すれば、短時間で必要な素材を生成して作業効率を大幅に向上させられます。

使用する素材をインターネット上で検索したりダウンロードしたりする手間が削減され、オリジナリティのある資料を提供できるでしょう。

ただし、生成AIで作成した素材を利用する際は、著作権や肖像権の侵害、他社の既存デザインとの類似性といった法的リスクへの配慮が不可欠です。

特に、高い倫理性と信頼性が求められる法律事務所においては、単なる完成度のチェックにとどまらず、権利関係の適法性についても慎重に確認する必要があります。

 

プログラミングコードの生成

生成AIは、プログラミングコードの生成や補完にも利用されています。特に、簡単なコードやスクリプトの作成においては、AIが自動でコードを提案してエラーを修正してくれます。

開発作業においても業務効率化を図れる可能性があり、空いた時間を新しいサービスの充実のために活用できるでしょう。

なお、プログラミングコードの生成においても、内容が複雑な場合は抽出されたデータに誤りがある可能性があります。生成後はしっかりと確認することをおすすめします。

 

 

AIを活用して業務効率化を図るときの注意点

ここでは、AIを活用して業務効率化を図るときの注意点を紹介します。

順番に見ていきましょう。

 

導入の目的を明確にする

AI技術を業務に導入する際は、まず目的を明確にすることが重要です。

冒頭で解説した調査結果にあるように、AIを導入しても十分に活用できていない企業が多い一因は、目的設定が曖昧な点にあります。単にトレンドを追うだけでなく、効率化したい具体的な業務や期待する成果をはっきりさせましょう。

目的が不明確だと、導入したAI技術が期待した効果を発揮できないだけでなく、逆に業務の複雑化を招いてしまうおそれがあります。

何のためにAIを導入するのか、社内で打ち合わせたうえで導入を検討しましょう。

 

AIにすべて任せきりにしない

AIには大量のデータを短時間で処理する能力がありますが、人間の判断力を完全に代替できるわけではありません。特に、創造力が求められる業務や微妙なニュアンスが必要なコミュニケーションでは、AIに頼りすぎてしまうと失敗するおそれがあります。

また、生成AIが作成した資料や文章においても、誤りがないか確認することが大切です。AIの生成した情報をそのまま使うのではなく、活用できるものかを考えてから利用することをおすすめします。

 

自社に合ったツールを選ぶ

AIツールにはさまざまな種類があり、自社の業務フローや目的に合うものの選択が必要です。例えば、書類のチェック業務が多い会社では書類管理クラウドを採用したり、扱う情報が多い会社では案件管理システムを導入したりすることがおすすめです。

また、ツールを選ぶ際には導入コストや使いやすさだけでなく、既存のシステムとの互換性や導入後のサポート体制を考慮して選びましょう。

 

生成AIで弁護士・事務員の業務効率化を推進するならLEALA（レアラ）

弁護士や事務員の業務を効率化したいと考えている法律事務所には、業務改善から経営分析に至る全業務フローを網羅的に管理できるLEALAがおすすめです。

LEALAは案件ごとに情報を一元管理し、対応履歴や会計情報の紐づけも行います。案件に関する予定を迅速に作成してくれるため、クライアントが多く忙しい場合でもスケジュールの管理がしやすくなります。

システム内で管理している情報は絞り込み入力で簡単に検索できるほか、未入力や誤入力の防止にも効果的です。

 

 

AIによる業務効率化を図るには適したシーンが重要

この記事では、AIによる業務効率化の方法について解説しました。

AIは、文章や画像生成、マーケティング業務や市場調査など、さまざまな場面で業務効率化の力になってくれます。法律事務所でAIを活用する目的や、効率化したい具体的な業務などを明確にしたうえで、より適したAIツールを採用しましょう。

法律事務所で業務効率化を実現したい人には、LEALAがおすすめです。LEALAでは高いセキュリティで知られるSalesforceを基盤システムとして採用しており、顧客・案件管理をはじめ、タイムチャージや請求管理、工数や売上情報の可視化など、幅広い法律事務所業務に対応しています。法律事務所内の情報を一元化し、業務効率化と属人化の脱却を促進し、生産性や売上の向上に貢献します。

また、アラート機能によってタスクの期限も知らせてくれるので、タスク漏れや進捗遅れの防止にも効果的です。資料請求はこちらからできます