LEALA導入で弁護士をやる気に、そしてやりやすく！

山下先生：私は、法律事務所の環境整備にあたっては、弁護士のやる気を高めることと、業務をやりやすくすることの二つが大切だと考えています。

まず、やる気を高めるという面です。そうした意味でも、LEALAは非常に優れたシステムだと感じています。クライアントや案件を一元管理できるため、必要な情報が欲しいときには、そのクライアントや案件のページに行けば、基本的な情報をすぐに確認できます。特に、案件の主任・担当や、当該クライアントのマネージャーなどの内部役割も表示されるため、自分の位置付けを確認しやすい仕組みです。また、当事務所ではBoxとも連携しているため、そこから案件資料や自分が作成中のドラフト、さらには過去の別案件にもアクセスできます。情報が一元化されていることで非常に便利ですし、そこからタイムチャージを入力することも、その案件に対して自分がどの程度稼働したのかも確認できます。つまり、自分が必要とする情報が一か所にまとまっていて、自分の担当案件・自分の担当クライアントとしての意識を高めやすい仕組みであること自体、大きな価値だと思います。さらに、きちんと入力すれば自分の稼働時間が積み上がっていく様子も可視化されるため、それが仕事への意欲を高める一つの要素にもなっていると感じています。

もう一つは、入力のしやすさです。タイムチャージ入力については、さまざまなカスタマイズをしていただき、大変ありがたく思っています。たとえば、権限設定により、自分にアサインされた案件だけを閲覧・入力できるようになっています。番号選択のポップアップでも候補として表示されるのは自分の担当案件のみであるため、入力時の誤りが起こりにくくなっています。基本的に自分の担当案件であれば入力ミスは大きく減りますし、入力のしやすさも向上します。また、細かな点ではありますが、時間の丸め設定ができるため、隙間時間も無駄なく入力できます。こうした工夫により、入力のしやすさという面でも非常に充実していると感じています。その結果として、弁護士が前向きに、やりがいを感じながら使えるシステムになっていると思います。

LEALAの事務所内への浸透・定着に向けた工夫

井端様：当事務所は比較的コンパクトな組織ですが、経験豊富な先生から若手の先生まで幅広い世代が在籍しています。弁護士の先生方には、紙や書籍を中心としたアナログな業務スタイルに慣れている方も多く、新しいシステムに対して抵抗感をお持ちの方も少なくありませんでした。そのため、まずは私たち自身が「これは便利で、なくてはならない存在だ」と実感し、その価値を十分に理解することが大切だと考えていました。LEALAの担当者の方々には、ノウハウや使い方、「ここが便利です」といったポイントを非常に丁寧に教えていただきました。補足説明の動画もこまめに作成してくださったため、理解を深めたり、後から振り返ったりすることができました。事務所向けに撮り直した動画も含めて補足説明動画を蓄積し、あわせてLEALAのChatter機能上に「LEALA質問グループ」というグループも作成しました。そこにLEALA全体の説明資料や動画、請求に関する説明、各種マニュアルを集約し、「質問はここに投げてください」と案内していました。そのため、検索機能やハッシュタグを使えば、過去にどのような質問があり、どのように回答されていたのかを確認できます。こうして、皆さんにChatter機能を通じてできるだけLEALAに触れていただき、その中で情報共有を進め、情報を集約していくことで、システムをより身近に感じてもらい、定着につなげることを意識して取り組んでいました。

また、簡単なコミュニケーションであればTeamsの方がやり取りしやすい場面もありますが、LEALAの大きな強みは、情報を集約できる点にあると感じています。たとえば案件に関するやり取りのうち、後から情報共有に役立つものについては、活動記録として残しておいた方がよいかどうかを各自に判断してもらい、LEALA上でチャットしてもらうようにしていました。そうすることで、案件に関する情報がLEALAに蓄積され、後から振り返りやすくなります。「必ずこれを使ってください」「チャットは必ずこちらで行ってください」といった形で強制することはあまりしていません。あくまで「情報を集約できるので便利です」という形で伝えることで、所員の皆さんが自ら判断し、「ここはLEALAのチャットを使った方がよい」と考えて活用してくださるようになったのだと思います。

山下先生：浸透・定着においては、導入時の役割分担が非常に重要だと考えています。特に、導入実務を担当するメンバーがどれだけ丁寧に対応してくれるかによって、導入後の定着度は大きく変わると感じました。そうした意味でも、井端にはとても感謝しています。私は私で、「こういう場合はLEALAに入力しましょう」「このようにLEALAで情報を集約・一元化しましょう」といった大きな方向性を示す役割を担っていました。一方で、実務的な内容は井端から発信した方が、皆さんにも自然に伝わり、質問もしやすかったのだと思います。そうした役割分担は、非常に大切だったと感じています。

また、レポートについても、当初は「レポートとは何か」「何に使うのか」が十分に共有されていませんでした。LEALAではさまざまなレポートを作成できますが、その中でどのレポートが所員の皆さんにとって最も身近で、便利だと感じられるものかを、事前に導入チームで検討しました。「こういうレポートがあれば便利ではないか」「所員の皆さんはこうした情報を知りたいのではないか」「本当はこういう情報が必要なのではないか」といった点を話し合い、その内容を踏まえて実際にレポートを作成し、共有しました。そうすることで、「こうした情報を知ることができるのだ」という実感が生まれ、レポートに対する前向きな気持ちやモチベーションも高まっていきました。その結果、レポートは所内でも徐々に浸透し、現在では非常に活用されています。最近では、カスタムレポートもよく活用しています

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