毎月3週間かかっていた経理業務が1週間に短縮！
井端様：これまで、経理業務はすべてExcelベースで行っていました。課題は大きく四つありました。一つ目は、弁護士がタイムシートの入力を完了しない限り、請求書発行という後続の作業に進めなかったことです。二つ目は、その内容を秘書が確認する工程において、弁護士の人数が増えるほど、時間のすり合わせに手間がかかっていたことです。三つ目は、経理担当者が一人で手動による振り分けを行っており、その負担が非常に大きかったことです。手作業であるため転記ミスのリスクもあり、高い集中力が求められる業務でした。四つ目は、案件情報の入力ミスが起こりやすかったことです。手入力のため、自分の担当以外の案件を誤って入力してしまうこともあり、このようなミスが発生すると、一から振り分けや集計をやり直さなければならず、リカバリー作業に大きな負担がかかっていました。さらに、この工程とは別に、当時は未請求先を経理担当者が一人で管理していたため、情報共有や、組織全体として未請求がどの程度あるのかという把握も十分に行き届いていませんでした。この点でも、一人に作業負担が集中しており、経理業務全体として非常に負荷が大きい状況だったと感じています。
弁護士が入力を終えて経理に提出してから、請求業務の完了までには約2～3週間かかっていました。そのため、経理担当者も20日ほどかけてようやく業務が落ち着くという状況でした。LEALAを導入してからは、請求業務については前月分の請求を1週間で完了できるようになりました。旧システムでは、1案件ごとに集計・調整・請求書発行まで含めると、トータルで30分から40分ほどかかっていましたが、LEALAでは同じ作業を5分から10分未満で行えるようになっています。
また、以前は複雑だった経理業務も大きく簡素化され、誰でも対応しやすい業務が増えました。たとえば、レポート作成や集計といった作業も、特定の担当者だけでなく対応できるようになったため、業務の分散と分担が可能になりました。その結果、経理担当者一人にかかっていた負担も軽減され、チームで対応できる体制が整ってきています。
Excel管理では難しかった情報共有、可視化の実現！
山下先生：Excelの難点は、他のファイルからデータを集計する作業にあまり向いていない点です。私たちの事務所が小規模なうちは何とか対応できていましたが、急速に事務所規模が拡大したことで、従来の運用では追いつかなくなってきました。たとえば入力面でも、当事務所ではクライアント番号と案件番号で管理しているため、特にクライアント番号を誤記入すると、請求先に正しく紐付かない作業データが残ってしまいます。こうした手作業による入力漏れや誤入力、そして未請求作業は、少なからず発生していました。
また、企業法務の特徴の一つとして、複数、時に数多くの案件が、同時進行でタイムリーに動くことがあります。作業時間も、たとえば2時間や3時間とまとめて計上するのではなく、クライアントから電話が入ればその都度中断し、別の案件が差し込まれることもあります。そのため、さまざまな案件の多様な入力作業をタイムリーに行う必要があり、私自身も一日に50件から100件近い項目を扱うことがあるため、入力作業だけでも大きな負担でした。しかし、LEALAでは案件番号が候補として表示されるほか、案件資料を確認した後にタイムチャージ入力画面へ進むと、直前に閲覧していた案件ページの番号が候補として表示されるため、すぐに入力へ移ることができます。私はこの機能を特に便利だと感じています。入力にかかる時間が短縮されるだけでなく、「入力しなければならない」という心理的な負担が軽減される点も非常に大きいです。業務効率化には、単に作業時間を減らすだけでなく、心理的なハードルを下げる効果も重要です。そうした意味でも、弁護士にとっては心理的負荷の軽減という面で大きなメリットがあるのではないかと思います。
井端様：当事務所では、ほぼすべてをExcelで管理していたため、どうしても作業できる担当者が限られてしまっていました。情報共有や管理方法についても、組織全体として十分に行き届いていない面がありました。たとえば、「今この案件は誰が担当しているのか」といった初歩的な確認から、「この請求は完了しているのか」「いつから請求していないのか」といった管理まで、作業者が限定されていたため、情報共有が非常に難しかったことが大きな課題でした。
現在は、情報がすべてLEALAに集約されているため、情報共有が定着し、業務の効率化にもつながっています。以前は、私たちがメールを見ながら弁護士の納期管理を行い、適宜リマインドしていました。しかし、今は進捗が可視化されているため、双方が同じ画面を確認することで、何が遅れているのか、何を進めるべきなのかを把握しやすくなりました。その結果、弁護士へのサポートと秘書業務の両面で、対応の質が高まったと感じています。
また、未請求管理に関しても、案件ページ内の「未請求タイムチャージ一覧」へのリンクをクリックすると、その案件の未請求状況をレポートで確認できるようになりました。閲覧者には一定の制限を設けていますが、少なくとも秘書やRP、パートナー弁護士が確認できるため、未請求がどの程度あるのかを組織全体で共有できるようになりました。未請求先に対する意識も一人ひとりに浸透し、各自が「請求しなければならない」という意識を持って行動できるようになったことで、大きく改善したと感じています。
