法律事務所のシステム導入「それって必要ですか？」が成功のカギ

株式会社レアラのマーケティング・シニアマネージャーです。レアラのカスタマーサクセス（CS）・シニアマネージャーにインタビューした「法律事務所がシステム導入を成功させるには」について5回シリーズで紹介していきます。前回はシステム導入を成功させる要因について紹介しました。今回はシステム導入を成功させる事務所内の姿勢について紹介します。

システム導入の成功は代表の意気込み、そしてプロジェクト責任者の使命感にかかっていることを前回紹介しました。しかし、プロジェクトの推進は代表とプロジェクト責任者のみでできるわけではありません。ここでは、プロジェクトが進む前に、この事務所は成功するなとCSシニアマネージャーが確信する事務所の姿勢について紹介します。

「それって必要ですか」から業務フローの改善が始まる

代表がシステムの浸透・定着をする覚悟をもつこと、そしてプロジェクト責任者である弁護士が使命感をもつことで、プロジェクトは前向きに進み始めることは、前回までに紹介しました。ここではプロジェクトを進めていく過程で、CSシニアマネージャーがこの事務所はシステムが定着するはずと確信を持つ事務所の姿勢について紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

業務はきちんと言葉、文字にして並べる

セールス・シニアマネージャーへのインタビューをもとにした記事「法律事務所がシステム導入前に整理しておきたい5つのこと」では、ツールの洗い出しや、何に使用しているのか、使い続けている理由などツールの整理について、紹介しました。ツールの整理は業務フローの整理にもつながっていますが、システム導入時には、業務についても言葉にして、文字にして並べる必要があります。

業務を言葉にする、文字にするというのは大事です。自分の中では当たり前になっていることは、なかなか業務としてどういうことをしているかと言葉や文字にする機会はないでしょう。そのことで、その人だけが知る業務が増えていく可能性もあります。これは誰がやっているのか、この人は何をどんなふうにやっているのか、すべてを言葉にして、文字にして並べていくのです。すると、気が付かなかった業務の無駄に気が付くことがあります。この人とこの人は同じことをやっている、別々のツールを使っていることで同じ情報を二重に登録しているというようなことなどです。また、これってなんでこの人しか知らなかったんだろうというようなことが明るみになる場合もあります。それらに気づく機会として、業務を言葉にする、文字にすることに意味があります。

システムの導入により、登録先はシステムになるので、必然的に二重登録はなくなります。また、システムにより業務が全部つながるようになります。それにより、この人しか知らないから、この人がいないと進まないという遅延も、解消されていくのです。

並べた業務から気づいた無駄には声をあげる

二重登録や、知っている人がいないと進まないということ以外にも業務を言葉、文字にして並べると、この業務本当に必要なのかと思うようなことも出てきます。この時に、「本当にそれって必要ですか」ってちゃんと考え、発言できることが大切です。

無駄な業務だと気が付けば、誰だって「本当に必要ですか」って言えるはずだと思う人もいるでしょう。しかし、これまでの自所の常識、慣れ親しんだ業務フローを変えることにつながる可能性が高いこのような発言を、所員の誰もが今までの業務フローが一番正しい、変える必要はないと思っている状況において、「本当に必要ですか」と発言することはかなり勇気のいることなのではないでしょうか。

このような発言ができるのは、事務所内で本当に業務を効率化していこう、システム導入による効果を出そうという意識が浸透している、または意識を持ったメンバーがプロジェクトにアサインされているからこそなのです。並べた業務に対し、システムでできるんだったら必要ないのではと、所員が柔軟に考え、変えていくことができる事務所。この循環が生まれると、プロジェクトの完了を待たずに、システム導入により業務効率化を実現し、成果を得られることが確信に変わるのです。

変化への柔軟性は効果の実感から生まれる

では、最初から柔軟性を持っていない法律事務所はシステム導入の成功を手に入れることはできないのでしょうか。そんなことはありません。最初から柔軟性を持っている事務所ばかりではないのは事実でしょう。しかし、プロジェクトを進めていく中で、柔軟な考えを持ち始める事務所、またシステムを利用していく中で、業務フローの見直しを改めて考える事務所もあります。ここでは両方のタイプの事務所について、どんなことが起こっているかについて、例を説明します。

理想が1つでも実現することを実感する

システムを導入することを決断した法律事務所は、この課題を解決したい、システムでこんなことをしたいといった希望や理想を持っています。LEALAの導入支援では、弁護士の希望や理想をヒアリングし、深く理解したうえで、理想に近い回答を提示するようにしています。その時に、弁護士がシステムにより理想が実現したことを実感します。この最初の実感こそ、弁護士の考え方がちょっと変わる瞬間なのです。

具体的に例を挙げて説明しましょう。税理士への書類提出にいつも労力がかかり、何とかしたいという希望を持っている弁護士がいたとしましょう。入出金の情報をLEALAで管理でき、そのままデータを税理士に提出できたら楽になるのに、という弁護士の希望に対して、LEALAにきちんと入力してくれれば、税理士に提出するレポートができることを伝えたとします。それを聞いて、弁護士が確かに楽になりそうだと実感した瞬間、少し考えが変わります。次に、税理士に見せに行こう、毎月レポート出すだけなら楽だという話に進み、そのためにはどこに何を入力すればいいかという関心に移っていくのです。

一つ希望が叶うことがわかると、他の希望はどうだろうと思うのが人です。希望がかなった弁護士は次の希望を叶えるにはシステムで何ができるのかという発想になり、LEALA側もそれに応えるように提案していく。それにより、弁護士がシステム導入を進めていこう、やっていこうという発想を強く持つようになり、業務フローを改善していくことができる事務所となっていくのです。

システムを使い続ける中で、業務フローの改善を実感する

どうしても大幅な業務フローの変更には抵抗があり、可能な限り自所のやり方にシステムを合わせて使用している事務所も中にはあります。そのような事務所はその業務フローが当たり前という考え方を持っています。しかし、他の事務所の運用方法だったり、ナレッジだったりを聞いていく中で、考え方が変わっていくことはあります。確かにそれはいらないかもしれないという発想になっていき、LEALAのパッケージで得られる効果に関心を持つようになるのです。

そして、LEALAの運用になるべく合わせてみよう、変えてみようと試していくうちに、変えてみたら意外とうまくいったという実感が積み重なっていきます。事務局や他の弁護士とのコミュニケーションの抜け漏れがなくなり業務が効率化されたというような実感は、他にも業務効率化できるかもしれないと他の機能への関心にもつながります。これは事務所の規模にかかわらず、何かのきっかけで考え方に変化が起こり、やってみたらうまくいった、だから次も試してみたい、という流れになることは珍しくないパターンなのです。

最初から柔軟性を持っている事務所ばかりではないでしょう。一方でシステムを導入しながら、また、システムを使いながら考えが変わり、柔軟性をもってシステムを活用するようになる事務所もあるのです。自分が意気込みを示したのに、所員がなかなか柔軟性を持ってシステムを活用しようとしないと悩む代表、システム導入提案者は、自分が実感した効果や、システムを使って業務効率化を実現させた他の事務所の情報などを所員たちに伝えていくと、システムの業務フローに合わせることへ関心をもつ所員を増やすことができるかもしれません。どんなところから柔軟性を持つようになるのか、CSに相談してみるのもいいでしょう。

パッケージの価値とは何か

自所のやり方にこだわっていた法律事務所が、他の事務所のやり方を知って考え方を変えるということは、あり得ることですが、よくあることだとまではいえません。なぜなら、弁護士同士、事務所同士で、自所が、自分がどういう業務フローで仕事をしているのかという話をする人はそんなに多くはないからです。だからこそ、自所のやり方しか知らない、自所のやり方が一番正しいと思いがちになるともいえるのです。

実際に、大規模法律事務所から独立した弁護士が、所属していた大規模事務所の業務フローが正しいと信じ、独立後も同じやり方にしたいという意向をもってLEALAを導入したことがあります。他を知らなければ、それが正しいと思うのは不思議なことではありません。一方で、もし、大規模法律事務所の業務フローが正しかったとしても、大規模だからできる業務フローの可能性があります。つまり、多人数の事務局が事務作業を行い、弁護士業務も他の弁護士と振り分け可能な環境だからこそ成り立つ業務フローです。独立したばかりの弁護士に、経理や秘書、事務、受付を一気に雇うことは難しいでしょう。それを自分ひとり、あるいは少人数で行うには無理があります。

このように信じていた業務フローが実現できないとわかったとき、パッケージのシステムは役に立ちます。システムにある業務フローを活用すれば、大規模事務所にいた時と何が違って、どうすればいいと悩む必要はなくなります。まず、パッケージの業務フローに従い、現在の事務所に必要な機能を利用していく、これが自所に最適な業務フローにしていく最短な方法なのです。

法律事務所向けにかかわらず、どのようなシステムにおいても、標準化された業務フローが搭載され、それは、その業界のベストプラクティス（成功事例）が組み込まれていることが多いといわれています。法律事務所向けのシステムであれば、法律事務所におけるベストプラクティスが組み込まれた業務フローになっているはずです。少なくともLEALAはそうなっています。だからこそ、パッケージに価値があります。自所のやり方が一番正しいという考えを少し横に置いて、パッケージの価値について、考えてみるのもいいのではないでしょうか。

LEALAが法律事務所の業務フローの最適解を知っている理由

当たり前のことですが、LEALAの導入は、法律事務所から今の業務フローや課題と感じている点をヒアリングすることから始まります。課題を理解することで、LEALAで可能な改善方法などを提案していきます。導入後でも機能改善の要望が事務所から挙がれば、どういう理由でどのように変更したいのかを確認します。このように導入時だけでなく、導入後も多くの法律事務所と話をしているのです。つまり、いろんな業務フローを見てきているからこそ、ノウハウを見てきているからこそ、法律事務所に特化したシステムとして、法律事務所にとって何が最適解なのかを考えた業務フローになっているのです。

そして、法律事務所からの「それって業務フローとしてすごくいいよね」「この機能が付いたら効率化されるよね」という声を聞いて、機能改善を続け、さらなる最適解を目指しています。だからこそ、まずはLEALAの業務フローを試してみませんかと自信を持って言えるのです。

「本当に必要ですか」が言える事務所になり、業務効率化に突き進もう

自所の業務フローを改めて言葉や文字にする、そして気になったことに対して声をあげる、この姿勢をもつ法律事務所は効率化できる業務フローを手に入れることができます。そして、パッケージが提供する業務フローの価値を再度考え、それに倣ってみるのも業務効率化を進めるためには大事な一歩となります。パッケージにある業務フローはベストプラクティスでできているということを念頭に、システムの定着を進める際にはパッケージにある業務フローを大いに活用していきましょう。

次回、第4回は法律事務所がシステム導入で見落としがちな3つのリスクについて紹介します。

LEALA（レアラ）は、多くの法律事務所を見てきたからこそたどり着いた業務フローを提供しています。しかも、法律事務所の要望に対して機能改善を継続し、進化し続けています。LEALAに興味がありましたら、お気軽にお問い合わせください。サービス資料、お役立ち資料はこちらからダウンロードいただけます。