法律事務所がパッケージの運用に合わせるメリットとは

 

 

株式会社レアラのマーケティング・シニアマネージャーです。レアラのプロダクト（開発）・シニアディレクターへのインタビューをもとに「法律事務所がパッケージを賢く活用するために知っておきたいこと」について4回シリーズで紹介していきます。前回は法律事務所ごとに運用が異なるのに、パッケージのシステムを勧める理由について紹介しました。今回は、法律事務所がパッケージのシステムに合わせるメリットについて紹介します。

 

 

前回、パッケージのシステムを勧める理由を紹介しましたが、では、実際にパッケージのシステムを導入し、運用している法律事務所はどのようなメリットを得ているのでしょうか。ここでは、メリットを享受できる機能を含め、具体的に紹介します。

 

 

パッケージは法律事務所における運用の「正しさ」が凝縮されたシステム

前回でも少し触れましたが、CSシニアマネージャーにインタビューしたコラム「法律事務所のシステム導入「それって必要ですか？」が成功のカギ」では、パッケージのシステムには、法律事務所におけるベストプラクティスが組み込まれた業務フローが搭載されていることを紹介しました。

そして、『LEALA』にそれができるのは、導入前の課題のヒアリングから導入後のサポートの過程で、多くの法律事務所の業務フロー、ノウハウを見てきているからこそであり、法律事務所にとって何が最適解なのかを考えた業務フローになっているからです。そして、自所のやり方が一番正しいという考えを少し横に置いて、パッケージの価値について、考えてみることもお勧めしました。


プロダクトシニアディレクターの話は、ベストプラクティスの意味の理解を深めることにつながります。多くの法律事務所の業務フロー、ノウハウは、各法律事務所の考える「正しさ」です。その「正しさ」と向き合い、汎用として扱えるところは取り入れてきた結果です。自所以外の「正しさ」を知る機会が少ないからこそ、「正しさ」が凝縮されたパッケージのシステムに合わせることは、自所だけでは見つけられなかった新しい「正しさ」と出会うことができることになります。これこそが、パッケージの運用に合わせるメリットといえます。

 

開発者が一押しするメリットを享受できる機能とは

自では、パッケージの運用に合わせると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。『LEALA』の開発者が一押しするメリットを享受できる機能を紹介します。

 

権限回り

法律事務所では、多様な情報を扱っていることもあり、誰がどの情報にアクセスしていいのか、編集していいのかという権限の設定が複雑な場合が多いでしょう。複数のツールを使っている場合は、ツールを使うアクセス権を最初から分けてしまうことで、対応ができるかもしれません。一方で、誰かが退所した、入所した、担当が変わったという人が変わるたびにアクセス権への対応が必要になり、ツールが多ければ多いほど、管理も煩雑になる可能性が高いといえます。

パッケージのシステムでは、閲覧権限や編集権限などを細かく設定することが可能です。例えば、アソシエイトが登録したタイムチャージは、登録したアソシエイトだけが見ることができる、一方でタイムチャージによる請求金額は管理者は見ることはできてもアソシエイトは見ることができないなどです。このような閲覧権限や編集権限の管理方法は法律事務所によって様々です。これまでの法律事務所の「正しさ」に合わせて、対応してきたパッケージのシステムであれば、自所の管理したい方法に合わせられる可能性が高いといえるでしょう。逆に、パッケージのシステムでは対応できないような権限の管理が必要な場合は、自所の権限回りの管理について、見直す機会にするのもいいかもしれません。

 

成績評価

請求書を発行して入金があれば、それで終わりとならないのが、所員のいる法律事務所です。売上を配分して、各弁護士の成績として管理する仕組みまでが求められます。各人の単価やどれくらいの働きをしたかなど、各事務所のロジックによって、配分が決まります。このロジック、管理の仕方、考え方は法律事務所によって千差万別です。それがゆえに、今でも重要機能として、改善を進めている機能でもあります。

一方で、CSシニアマネージャーにインタビューしたコラム「法律事務所のシステム導入、本当のゴールとは」にあるように、LEALA導入前は、手作業で対応していた事務所も多く、Excelを駆使する、数式を駆使するというような、代表や管理をしている弁護士はかなり苦労していました。LEALAでは、初期設定をしておけば配分は自動で計算され、集計はレポートで確認できるようになります。これまで代表や管理している弁護士の「配分」への対応時間が大幅に減って楽になったと言われているのも現状です。つまり、配分に対する苦労は大きく軽減します。自所の「正しさ」の前に、パッケージのシステムの機能を利用して、負荷を軽減するのはいかがでしょうか。

 

請求周り

請求周りとタイムチャージは第2回「法律事務所ごとに運用が異なるのに、なぜパッケージを勧めることができるのか」において、開発者がカスタマイズしてほしくない機能として紹介しました。カスタマイズしてほしくないというのは、それだけ法律事務所の「正しさ」に向き合い、機能として自信を持って勧められるという意味でもあります。

どんなに業務を行ってもきちんと請求が出来なければ、売上にはつながりません。だからこそ、いろんなツールを使い、また経理担当者は各弁護士への確認を行い、請求書発行のための業務を遂行しているのではないでしょうか。各業務がどのように請求につながるのか、データがどのように請求で利用されるのかを考慮して開発し、改善を続けてきた機能です。
自所の「正しさ」を考える前に、一度試していただくことをお勧めします。パッケージの運用に合わせてよかったと感じるのではないでしょうか。

 

タイムチャージ

入力負荷の軽減を第一に考えられた機能です。タイムチャージは請求につながる重要なものである一方、登録の負荷が大きく弁護士の負担になっているというのが現状でしょう。だからこそ、具体的にタイムチャージが何分という登録をせずに、直感的にやっていることがそのままデータとして反映されていくことで、負担を大きく減らすことができるのです。直接登録に加え、カレンダー連携やストップウォッチが使用できます。パッケージのシステムの運用に合わせることで、負担を軽減し、業務に注力できるようにすることをお勧めします。

 

絶対に外せないセキュリティ

法律事務所のシステムには、扱っている情報が機密なものが多いために高度のセキュリティが求められます。そのためセキュリティを気にしない法律事務所はないといえるのではないでしょうか。安心して運用するには、セキュリティの問題は避けて通ることはできません。このことはCSシニアマネージャーへのインタビューコラム「法律事務所がシステム導入で見落としがちな3つのリスク」でも紹介しました。

システムに運用を合わせるという点とは少しずれますが、安心して運用ができるという点でもパッケージのシステムは活躍します。

もちろん、自所開発のシステムにセキュリティソフトを入れることはできます。一方で、忙しくて手が回らずソフトのバージョンアップができないなどのリスクを常に考える必要があるかもしれません。複数のツールを使用している場合も、仮に各ツールがセキュリティ基盤をもっているとしても、データのエクスポートやインポートなど各ツール内で完結しない作業があれば、リスクを意識しないわけにはいかないでしょう。

『LEALA』はSalesforceを基盤としているため、高い水準のセキュリティを保ちながら運用できることはCSシニアマネージャーのコラムでも紹介しました。プロダクトシニアディレクターの視点になると、運用における安心のためには、高い水準のセキュリティ基盤の上にデータを置けること、つまりデータの置き場所がシステム内であることが重要だというのです。

そのうえ、『LEALA』は弁護士業務に特化した、弁護士業務に合わせた形でデータが格納されている。だから『LEALA』上にデータがあれば、外部のツールを使うとしても弁護士業務に合わせた形のデータを使うことができ、また、データの正本を『LEALA』側に置いておけるという安心感のもと業務を行うことができるのです。
これが弁護士業務に特化したパッケージのシステムを使うことによるメリットです。

 

パッケージのメリットを享受して賢く運用する

自所の運用の「正しさ」を信じて貫くことも間違ったことではありません。一方で、パッケージのシステムの運用に合わせることのメリットがあることも知っていて損はないでしょう。一から自所開発をして、システムを維持をしていくことは大変なことです。また、パッケージのシステムをカスタマイズして使用するにしても、カスタマイズの範囲が広ければ、費用と時間という莫大なコストが必要になります。

パッケージの運用に合わせるメリットを享受することで、カスタマイズのコストから解放されるというのも選択の一つです。そして、仮にどうしてもカスタマイズがしたいと思ったときにも、パッケージに合わせたほうがいい部分をしっかり押さえておけば、カスタマイズの範囲を最小限にすることができ、パッケージの運用に合わせるメリットを享受できるとともに、カスタマイズのコストを抑えることができるでしょう。自所の「正しさ」とカスタマイズのコストで迷ったら、まずはパッケージの運用に合わせてみて、様子を見てから次を考えるというのはいかがでしょうか。

次回は、法律事務所に長く使ってもらうためにパッケージのシステムはどのように進化しているのかについて紹介します。




『LEALA』は、弁護士・法律事務所に最適化されたAIエージェント・業務基盤システムです。タイムチャージ管理や請求管理、スケジュール管理に書類管理、経営分析まで、幅広い弁護士業務を総合的に支援します。パッケージのシステムについて、もっと深く知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。資料一覧から、自所にあった資料を選んでダウンロードすることも可能です。