情報の一元化により、経営判断の材料が増加

以前（独立前）の事務所では、情報の分散など、様々な課題感があったため、システム導入の検討をしていました。当初、他システムも検討していましたが、LEALAはシステムが非常に優れている印象がありました。その中でも、LEALA導入に当たり、決め手になったポイントは大きく3つあります。

1つ目は、ユーザーインターフェースの良さです。毎日見るものなので見た目の良いシステムを選びたいと思っていました。その点、LEALAの画面は第一印象でとにかく見やすいし、流入経路や相談件数などをグラフや表などで簡単に可視化できて良いですよね。

2つ目は、これまでは一般的な表計算ツールを使用しており情報がそれぞれのシートに分散してしまっていましたが、一つのシステムで業務を一元化し管理しやすくできるようになった点が非常に魅力的です。また、一元化により、情報共有の促進ができた点もすごく良いですね。特に、TODOや活動の記録の項目があることでいつ作業を実施したかをしっかり記録できるので、事務員に依頼した内容を後から見返して、過去の履歴を追うことにも活用しています。

最後に3つ目は、経営情報の管理が可能な部分です。主に売上や構成比を分析し、どこが優良顧客であるかなど、リアルタイムで様々な情報を、定量的に確認できるのは非常にありがたいです。

充実したサポートにより、全機能の8割をマスター

当初は、使い方で不明な部分も多くあったのですが、LEALAはサポート体制も非常に良く、且つ対応が迅速だった点が魅力でしたね。こちらから相談したことにはすぐ対応いただくことができた経緯もあり、サポートの体制には満足しています。

また、導入前にも定期的にレクチャーや今後の活用方法についてのミーティングを積極的にセットしていただいたり、不明点があった際などは、こちらからお願いすればすぐにミーティングの場をセットしていただけました。

そのおかげで、今は使い方がわからない部分はほぼなく、全機能の8割くらいは使用できています。今後は、経営の部分は更に使いこなしていきたいと思っており、売上の情報把握はもちろん、受任している案件のバランスなどしっかり把握していき、事件分野別で分析していくことで対策を立てていくなどの業務もしていけたらなと考えています。それらの点なども含め、また色々と依頼やレクチャーを受けたいと思っています。

所内のタスク共有化により思考コストを大幅に軽減

独立前の事務所でやっていた方法と比べると、分散していた情報・業務が一元化できているので思考コストが非常に軽くなっています。

やらなければならない業務を全部覚えておかなくても、考えたことを全て一つのシステムに入れることで自然と次やるべきことがわかり、自身の業務だけではなく、他の事務員に今日どれだけ業務を遂行してもらったか、依頼したけど終了していない業務はどのくらい進んだかを把握できる点が非常に良いですね。何よりも、「記録に残っている」という安心感が全然違います。

特に、タスクの共有化については、自身のタスクはもちろんのこと、他事務員の一覧を作成し確認することができるので、そういった日々の共有は非常に大きいと思います。紙での運用は何をお願いしたか忘れちゃうことも多いですし、メールやLINEでの運用は完了しているかどうかのチェックも回答を見つける作業をせず手間がかかっていたので、その点も大きく改善されています。

経営判断の材料にLEALAを活用することが増えました。例えば、以前は、流入経路や相談件数などは全く把握できておらず、肌感覚でしたが、今はLEALAで表やグラフを作成できるようになったことにより、どのような流入経路が多く、どのような施策を継続させて何をやめるべきかなど、そういった判断をするためにも、受任前の相談段階の案件を管理することは非常に重要ですね。

情報が多い事務所にこそ、効果を発揮する

取り扱う情報が多い法律事務所こそ、業務管理システムを入れたほうが良いと思います。システムを入れないと、タスク漏れが発生してしまう可能性なども考えられますしね。

今まで自分自身で進捗管理してましたが、システムを導入することで、管理をシステムに任せることができて、余分な確認工数をかけなくなった結果、自分の頭の中がスッキリしました。

特に、導入を検討する事務所の中では、情報過多により、整理や扱いが大変な事務所も多いのではないかと思います。そのような事務所の方に、LEALAは大きな効果を発揮してくれるかと思います。

また、スケジュールに紐づくタスク管理ができることが非常にオススメです。タスクの順序として、どの日にどの業務を行うかが自動的に出てくるシステムになっているので、業務効率化の向上に繋がります。円滑に業務を行うのであれば、システムは導入するべきだと思いますね。

顧客や自分自身に大きな損害を出さない為のIT活用

法曹業界でのAI契約書レビューなどは今流行っていますが、同時に、法律事務所における案件管理や業務管理といったシステムも今後必要不可欠になってくると思っています。法律業界はもちろん、その他の業界のどんな仕事においても、仕事の基礎として、タスク管理やスケジュール管理は必要になってくるものですよね。特に法曹業界自体は、システム導入率は非常に低いので、ITに抵抗のある方が多いイメージもあるのは事実ですが、今後、重要になってくるポイントかと思います。

また、弁護士は、個人事業主のように独立したスタイルで仕事してる方も多いので、他の弁護士が何をどう管理しているのか分からない場合があるかと思います。そうなると、タスク管理やスケジュール管理が効率的な業務の為に必要という意識が薄く、どうしても頭の中で管理になってしまっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そうすると、顧客にも自分自身にも大きな損害が出てしまうので、システムを導入して生産性向上や業務効率化を行うのはマストだと思います。

記憶頼りではなく、必ず毎日見るものに記録を残していくことは重要ですね。